每天关店前翻台账、手动算原料剩多少，是我们过去三年最头疼的事。尤其周末爆单时，经常A门店缺珍珠B门店囤积，跨店调拨像拼图——信息滞后、沟通靠吼。更别说节假日促销备货，全凭经验拍脑袋，浪费严重。
场景：连锁茶饮品牌区域库存协同难
以「果沏」为例，这是一家覆盖华东6省的中型连锁茶饮品牌，直营+加盟共87家门店。每家日均SKU超40个，原料种类达120+，其中鲜果、奶盖粉等高损耗品占65%。总部原用Excel+微信群报货，每月因临期报废造成的损失平均达9.8万元。
区域运营总监反馈：‘我们不是缺数据，是数据散在各处——收银系统有销量、仓库有入库、门店有手工盘点，就是没人能实时看到全局’。
问题一：库存更新延迟导致断货与积压并存
传统模式下，门店通常在每日营业结束后人工清点剩余原料，次日上午汇总至区域主管。这意味着从实际消耗到数据呈现存在12-24小时延迟。例如某款爆款杨枝甘露，在周五晚热销后，周六上午已无芒果库存，但系统仍显示‘充足’，导致连续三店出现临时停售。
与此同时，距离仅3公里的C门店却因预判过度，囤积了5箱未拆封芒果，最终在第三天全部报损。这种‘一边饿死、一边淹死’的现象，在节日前尤为突出。
问题二：促销备货依赖主观判断，缺乏动态预测支持
每当推出新品或节日活动，总部需提前5天下发建议采购量。但由于未结合天气、周边商圈人流、竞品动作等变量，建议往往偏离实际需求。比如去年中秋前，系统按去年同期销量推荐月饼原料采购量，却忽略了今年新增3家竞品奶茶店分流客源，最终导致整体原料过剩率达37%。
店长们普遍反映：‘上面给的数不敢全信，也不敢全不信，最后还是自己加点保险量，结果越保越亏’。
方案：搭建可视化库存预警中枢（基于搭贝低代码平台）
2025年Q3，果沏启动数字化升级试点，选择搭贝低代码平台作为底层工具，用6周时间构建了一套区域级库存预警中枢。核心逻辑是：打通POS、ERP、仓储WMS三方数据流，实现‘销售→消耗→预警→调拨’闭环管理。
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📌 接入多源数据接口：通过搭贝的API连接器模块，分别对接美团收单系统、自研ERP中的物料清单（BOM）、第三方云仓WMS出库记录。设置每日凌晨2点自动同步，确保前一日经营数据完整归集。
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🔧 配置智能消耗模型：利用搭贝的公式引擎，为每个成品饮品建立原料消耗映射关系。例如一杯标准版芋圆波波奶茶 = 芋圆80g + 波波60g + 牛乳茶底200ml。系统根据当日销售数量自动反推各原料理论消耗值，并与实际盘点对比校准偏差率。
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✅ 设定三级预警规则：在仪表盘中为每类原料设置安全阈值。以‘淡奶油’为例：
● 黄色预警（可用≤3天）：推送提醒至店长企业微信；
● 橙色预警（≤2天）：自动抄送区域督导；
● 红色预警（≤1天）：冻结该原料关联产品线上下单功能，并生成跨店调拨建议单。
整个过程无需编写代码，主要由区域IT支持人员操作完成。搭贝提供的拖拽式表单设计器和流程自动化模块，使得非技术人员也能在3天内掌握基础配置。
执行细节：如何让一线员工愿意用、用得顺？
技术上线只是开始，真正的挑战在于落地。我们发现，初期部分老店长抗拒使用新系统，理由是‘又要多打卡一次’。为此，团队做了两个关键调整：
第一，简化移动端操作路径。将原本需要进入4级菜单的盘点功能，压缩成首页快捷按钮。员工打开APP后，扫码原料二维码即可完成录入，平均耗时从6分钟降至48秒。
第二，建立正向激励机制。每月评选‘精准盘点之星’，对误差率最低的前5名店长发放奖金。同时将系统使用活跃度纳入晋升考核指标，使工具真正融入日常管理动作。
案例验证：苏州片区试点成效分析
选取苏州大市范围内12家直营店作为首批试点，实施周期为2025年9月1日至11月30日。以下是关键指标变化：
| 指标项 | 试点前均值（8月） | 试点后均值（11月） | 改善幅度 |
|---|---|---|---|
| 原料临期报废金额/月 | ¥7,600 | ¥2,100 | ↓72.4% |
| 断货导致的产品停售次数 | 8.3次/店·月 | 1.2次/店·月 | ↓85.5% |
| 跨店调拨响应时效 | 14.5小时 | 3.2小时 | ↑78%效率提升 |
| 店长日均系统操作时长 | 12分钟 | 3.5分钟 | ↓70.8% |
值得注意的是，在双十一期间，尽管整体订单量同比增长41%，但原料周转率反而提升了19个百分点，说明系统在高压力场景下依然稳定有效。
对比分析：新旧管理模式差异
在大多数情况下，传统人工管理模式与数字化中枢存在明显差距：
信息透明度：旧模式下，区域经理需打电话逐一询问库存情况；新模式下，所有门店实时状态一览无余，支持按原料、按区域、按预警等级筛选查看。
决策响应速度：以往调拨申请需走纸质审批流程，平均耗时超过10小时；现在系统自动生成建议单，督导确认后2小时内即可完成实物转移。
常见问题及应对策略
问题1：门店网络不稳定导致数据不同步怎么办？
解决方案：搭贝支持离线模式采集。员工可在无网环境下扫码登记，待恢复连接后自动补传。同时设置本地缓存机制，确保关键操作不丢失。
问题2：不同供应商包装规格不一致影响计算精度？
解决方案：在系统中增加“单位换算因子”字段。例如某厂淡奶油为500g/盒，另一家为480g/盒，则录入时标注换算比例，系统自动统一折算为“标准份”参与运算。
效果总结：不只是降本，更是管理升级
经过三个月运行，这套预警机制带来的不仅是成本节约。更重要的是改变了管理逻辑——从‘事后追责’转向‘事前预防’。店长不再被动等待总部指令，而是能主动发起调拨、优化排产。
目前果沏计划将该模式复制至其余7个片区，并扩展至设备维保提醒、人员排班冲突检测等场景。未来还将接入天气API，实现‘高温预警+冰块需求预测’联动，进一步提升运营前瞻性。
对于考虑类似升级的品牌来说，建议从小范围试点起步，优先解决最高损耗品类的监控问题。工具本身门槛不高，关键是推动组织习惯转变——让数据真正成为日常对话的一部分，而不是年终汇报的装饰品。
