每到月底盘点，总发现原料过期、浪费严重——这是全国超80%连锁奶茶店都踩过的坑。尤其在春节旺季前后，备货不准不仅压现金流，还直接影响出杯效率和顾客体验。更头疼的是，总部想管却难实时掌握各门店动态，靠Excel传递数据延迟至少48小时，根本来不及反应。
场景：区域连锁茶饮品牌库存协同难题
以杭州某区域连锁手作奶茶品牌「茶觉」为例，其在江浙沪拥有17家直营门店，主打鲜果+现萃茶底组合。由于产品更新快（每月上新1-2款），原料种类多达120种以上，其中65%为生鲜类（如芒果、柠檬、奶油等），保质期普遍在7天以内。过去依赖店长手动记录库存、微信报货，导致断货率高达19%，而损耗成本占整体原料支出的14.3%——远高于行业9%的平均水平。
问题一：信息不同步，补货决策滞后
店长每天下班前用微信表格上报库存，区域运营次日上午汇总后再向仓储下单。这一流程平均耗时1.8天，遇上突发爆单或天气变化，极易出现‘A店缺货、B店囤积’的尴尬局面。
问题二：临期管理靠人盯，漏检频繁
尽管要求执行“先进先出”，但高峰期员工无暇翻查批次标签，经常误用临近过期物料。2025年3月一次稽查中，发现3家门店均有超过200元当日即将过期的奶油未被预警处理。
解决方案：基于搭贝低代码平台搭建智能库存预警系统
通过3个关键步骤，在2周内完成系统部署并上线运行，全程由总部数字化专员主导，无需外部开发支持。
第一步：搭建统一数据底座（第1-3天）
- 📝
在搭贝低代码平台创建「原料档案库」，录入所有SKU基础信息（名称、单位、安全库存、保质天数）；
- ✅
对接各门店POS系统销售数据，设置每日自动同步机制，确保销量与库存扣减实时联动；
- 🔧
为每批进货生成唯一二维码标签，扫码入库时自动记录生产日期与到期日，实现批次可追溯。
第二步：配置动态预警规则（第4-7天）
- 📝
使用平台可视化规则引擎，设定三级预警逻辑：低于安全库存→黄色预警；距过期≤3天→红色预警；断货→弹窗强提醒；
- ✅
将预警消息自动推送至店长企业微信，并附带建议补货量（基于近7日均销×2天缓冲）；
- 🔧
设置区域运营看板，实时查看所有门店库存健康度排名，识别异常波动。
第三步：落地执行闭环管理（第8-14天）
- 📝
培训店员每日开店后扫码盘点，系统自动生成《临期物料优先使用清单》张贴操作台；
- ✅
每周五系统推送《下周预估用量报告》，辅助店长精准提报采购计划；
- 🔧
建立“预警响应时效”考核指标，纳入店长月度绩效，确保机制落地不空转。
案例验证：茶觉17店同步上线后效果对比（2025年4月-6月）
经过三个月运行，核心指标显著改善：断货率从19%降至5.2%，降幅达72%；原料损耗占比由14.3%压缩至7.8%，按月均原料采购额26万元测算，相当于每月节省约1.7万元；店长用于库存管理的时间减少60%，更多精力投入现场服务优化。
常见问题及应对策略
Q1：老店长不会用系统怎么办？
采用“极简界面+语音引导”设计，所有操作控制在3步内完成。例如扫码盘点后，系统自动播报：“已识别奶油批次，到期日6月15日，请优先使用”。同时设立“数字伙伴”制度，每3家店配1名年轻员工协助答疑，降低学习门槛。
Q2：临时促销影响预测准确吗？
在搭贝平台中新增“活动标记”字段，店长提报促销计划时勾选对应时段，系统将自动上调该期间销量权重。测试显示，加入活动因子后，补货建议准确率提升至89%。
效果验证维度：ROI投资回报率测算
项目总投入为搭贝平台年费4.8万元（含10个高级账号），加上内部人力投入折算约1.2万元，合计6万元。按每月节省1.7万元计算，仅需3.5个月即可回本。更重要的是，建立了可持续迭代的数据资产，为后续会员精准营销、人力排班优化打下基础。
