每天关店前最头疼的事是什么？不是客流量少，而是发现草莓果酱又断货了——而另一边的椰浆却堆了三箱没动。这几乎是全国50平以下连锁饮品店每周都在上演的库存困局：订少了断销，订多了过期，人工盘点耗时还易错。
场景：小型连锁茶饮品牌区域门店运营
以华东地区某主打鲜果茶的连锁品牌「果涧」为例，其在江苏拥有17家直营门店，单店面积40-60㎡，员工3-5人。总部每月需花2人日收集各店纸质进货表、手动比对销售数据，再下发采购建议。由于信息滞后，平均每月因原料过期造成损失达1.8万元。
问题一：传统Excel跟踪库存反应慢
店员靠手写记录每日使用量，店长周末汇总上传，总部下周才能调整策略。等通知到店时，问题早已发生。更麻烦的是，不同门店单位不统一（有的用‘瓶’、有的用‘公斤’），合并数据时常出错。
问题二：缺乏动态预警机制
没有系统自动提醒“临界点”，只能凭经验判断何时补货。旺季备货容易超量，淡季又怕缺货影响口碑，管理层始终处于被动响应状态。
解决方案：用低代码平台搭建轻量级库存预警看板
2025年越来越多区域性连锁开始采用低代码工具自主开发业务应用。我们基于搭贝低代码平台，为「果涧」设计了一套无需IT支持、由运营主管自行维护的库存管理系统。以下是具体实施步骤：
第一步：定义关键物料与安全阈值 ✅
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📌 梳理每家门店TOP10高频消耗原料（如：芒果泥、糖浆、珍珠粉等）；
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📌 根据历史销量和保质期设定最低库存警戒线（例如：芒果泥低于2桶触发预警）；
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📌 在搭贝平台创建‘原料主数据’表单，统一计量单位与供应商信息。
第二步：配置移动端实时填报流程 🔧
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📱 将每日盘点任务生成二维码，张贴于仓库墙面；
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📱 店员扫码进入搭贝小程序，选择门店后勾选当日使用原料并填写剩余数量；
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📱 提交后数据自动同步至云端数据库，并触发库存对比引擎进行计算。
第三步：设置自动化预警与报表推送 📝
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🔔 配置条件规则：当任一原料库存≤预设阈值时，系统向该店店长及区域督导发送企业微信消息；
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🔔 同时生成次日建议采购清单，按门店分类打包发送至采购专员邮箱；
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🔔 每周一自动生成《区域库存健康度报告》，包含缺货频次、损耗金额TOP3门店排名。
案例验证：「果涧」17家门店落地成效
该方案从需求梳理到上线仅用9天，全部由总部运营主管独立完成，未调用任何外部开发资源。实施三个月后：
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原料过期损耗下降67%，月均节省成本约2.1万元；
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店长花在盘点上的时间从平均每周5小时降至1.2小时；
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总部首次实现对所有门店库存状态的秒级可视。
常见问题与应对方法
问题1：店员忘记每日填报怎么办？
👉 解法：在搭贝中设置定时未提交提醒。每天晚上8点，系统自动扫描未提交门店，并向店长推送提醒消息。连续两天未填则升级通知至区域督导。
问题2：临时促销导致用量突增，误触预警？
👉 解法：增加促销备案模块。活动开始前，市场部在系统中标注“本周五所有门店做买一送一”，系统将自动放宽相关原料的预警阈值48小时。
效果验证维度：库存周转率提升 + 人力效率量化
核心指标锁定两个可测量维度：一是原料平均周转天数，从原来的14.3天缩短至9.6天；二是人均管理门店数，区域督导从最多管5家扩展到可兼顾8家。这两个数字成为管理层评估数字化投入回报的关键依据。
