每天关店前最头疼的事是什么？不是客流量少，而是突然发现明天做不了爆款——原料缺货。2025年仍有超过60%的连锁茶饮门店因库存管理滞后导致日均损失300+元，尤其在节假日高峰期，缺货与积压并存，成为压垮小店运营的最后一根稻草。
场景：连锁茶饮品牌面临动态补货难题
以「果茶说」为例，这是一家拥有17家直营门店的区域连锁茶饮品牌，主打鲜果茶系列。每到周末和换季新品上线时，各店销量波动剧烈，总部难以统一调配原料。过去依赖店长手工记录+Excel汇总的方式，信息延迟至少12小时，经常出现A店草莓酱断货、B店同款原料过期的情况。
更严重的是，财务月底对账发现，每月平均浪费率达8.7%，远超行业5%警戒线。核心问题不在采购，在于缺乏实时可视化的库存监控机制。
问题一：传统盘点效率低，数据不同步
多数门店仍采用纸质盘点表或本地Excel登记，每日闭店后由店员手动录入剩余量。这种方式不仅耗时（平均每人40分钟/天），且极易出错。一旦多人协作修改文件，版本混乱，总部无法获取真实库存快照。
问题二：安全库存设置僵化，无法适配销售节奏
很多系统预设“最低库存=周均用量×2”规则，但忽视了天气、促销、节假日等变量影响。例如暴雨天果汁消耗下降30%，而系统仍按常规预警补货，直接导致损耗上升。
方案：用低代码平台搭建智能预警系统
2025年，越来越多中型连锁开始通过低代码工具快速响应业务变化。「果茶说」技术负责人选择搭贝低代码平台，在两周内自主开发了一套轻量级库存预警系统，无需IT支持即可维护。
第一步：建立标准化物料数据库（第1-2天）
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登录搭贝控制台，创建「门店物料主数据」应用，字段包括：SKU编码、名称、单位、保质期、当前库存、所属门店、最后更新时间。
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导入现有Excel数据，并设置唯一键为“SKU+门店”，避免重复录入；启用图片上传功能，便于识别包装相似品项（如不同浓度糖浆）。
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配置权限规则：店员仅可编辑本店数据，区域经理可查看辖下所有门店，总部拥有全局视图。
第二步：设置动态安全库存算法（第3-5天）
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在搭贝流程引擎中新建「库存健康度计算」自动化任务，每日凌晨自动运行。
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算法逻辑融合三个维度：历史7日均用量、本周促销计划（来自CRM系统API对接）、天气预报接口（调用公开气象服务判断阴雨影响系数）。
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输出动态安全库存值 = 基础用量 × (1 + 促销加成%) × (1 - 预计天气衰减%)，保留一位小数，向下取整为补货建议量。
第三步：配置多级预警通知机制（第6-7天）
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使用搭贝消息中心模块，设定三级预警阈值：黄色（低于安全库存120%）、橙色（100%）、红色（80%以下）。
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触发条件达成后，自动推送企业微信消息给对应责任人：黄色提醒店长关注，橙色通知区域督导介入，红色直达供应链主管启动紧急调拨。
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附加操作链接，点击直达补货申请单页面，实现“预警→决策→执行”闭环。
实操细节优化点（持续迭代）
- 启用扫码枪对接：店员扫描原料条码即可更新库存，误差率从5.3%降至0.8%
- 设置保质期倒计时看板：提前7天标红临近过期物料，推动内部试饮消耗
- 每周五生成《门店周转排行榜》，激励高效门店分享经验
案例验证：三个月跑通全链路
自2025年9月上线以来，「果茶说」系统覆盖全部17家门店，日均数据更新频率从1次提升至3.2次，补货及时率由61%升至94%。最显著的变化出现在国庆黄金周，面对客流激增47%的压力，整体缺货率反而同比下降58%。
更重要的是，月度原料浪费率从8.7%压缩至4.1%，相当于每月节省成本约2.3万元。该模型已被复制到旗下烘焙子品牌「麦语集」，用于面包类短保商品管理。
效果总结：从被动应对到主动预测
这套基于搭贝低代码平台构建的预警系统，将原本需要定制开发的复杂功能，转化为门店运营人员也能参与迭代的敏捷工具。其核心价值不在于技术多先进，而在于让一线真正掌握了数据使用权。
未来计划接入POS销售数据流，实现“卖出一杯果茶，自动扣减对应原料库存”的全自动模式，进一步释放人力。
