每年春节后，北京朝阳区的中型长租公寓运营商‘居合家’都会面临一场硬仗：30%的租客合同集中到期，续约谈判、价格调整、房屋检查全堆在一起，过去靠Excel登记+微信沟通，团队连续加班两周仍漏掉8间房的押金退还，引发客户投诉。
场景：中型公寓企业批量续租管理
像‘居合家’这样管理50-200间房源的企业，在2025年已不再满足于基础租赁系统。他们真正头疼的是：如何在人力不增加的前提下，把续租周期从平均14天压缩到72小时内？这背后涉及合同状态追踪、业主分成计算、租客信用评估、房屋快检流程四大模块的协同。
更现实的问题是——一线管家90%的时间花在重复填表和跨部门对数上，而非服务租客。我们调研了华东地区12家中型运营方，发现超过67%的企业仍在用‘人工台账+纸质确认单’处理续租，信息滞后平均达3.2天。
问题一：合同状态混乱导致决策延迟
最常见的状况是：财务说某套房已续约缴费，管家却没收到通知，结果新房源误排进待租列表；或者业主临时要求涨价，但法务条款未同步更新，导致签约时出现法律风险。这类问题根源不在人，而在数据孤岛。
传统做法是建共享表格，但权限混乱、版本冲突频发。有家企业甚至因两个‘最终版_v3_改’文件内容不同，导致季度审计被驳回。
问题二：续租优惠策略无法精准触达
很多企业知道要给老租客发‘续租免半月租金’，但实际执行中常出现两种偏差：一是全员普发，成本失控；二是筛选标准模糊，优质租客反而没收到邀请。某杭州品牌公寓曾因误判信用等级，向拖欠过两次房租的租户发放了最大额度优惠，事后追回困难。
关键在于缺乏动态标签体系——不能只看‘是否准时交租’，还要结合维修频率、邻里评价、提前退租历史等维度综合判断。
方案：搭建可视化续租作战看板
真正的突破点不是换系统，而是重构工作流。我们在2025年Q3协助‘居合家’落地了一套基于搭贝低代码平台的续租管理模型，核心思路是：把被动响应转为主动预警，让每个节点自动触发下一步动作。
这套方案的操作门槛极低——无需IT背景，由运营主管主导搭建，3天完成配置上线。所需工具仅为一台联网电脑+企业微信账号+搭贝平台标准模板（ID: LEASE_RENEWAL_2025_Q3）。
- ✅ 设置合同倒计时提醒（T-30日）：在搭贝表单中导入所有租赁合同，设定‘到期前30天’自动生成待办任务，并按风险等级打标（绿色=稳定租户，黄色=需沟通，红色=高流失概率）。
- 🔧 绑定多维评估模型（T-25日）：接入历史缴费记录、工单响应评分、社区活动参与度等6项指标，系统自动计算‘续约推荐指数’，高于85分者优先推送专属礼包。
- 📝 生成电子协商函（T-20日）：根据预设话术库，个性化生成续约邀约函，包含浮动价格区间（如‘若本月确认，可享原价9折’），并通过企业微信直达租客。
- 🔄 嵌入双向确认通道（T-15日）：租客点击同意后，系统自动发起视频验房预约，并同步通知工程部准备快检清单；拒绝则转入‘流失原因采集’流程。
- 📊 联动财务结算模块（T-7日）：确认续约后，自动生成新一期收款计划、业主分成明细及电子合同，法务负责人在线审批即生效。
整个过程中最颠覆的认知升级是：续租不再是‘客服打电话催签’的动作，而是一套可预测、可干预、可复用的服务引擎。比如当系统识别到某租客在过去一年报修仅1次且按时缴费，则自动将其纳入‘金牌住户池’，享受优先选房权和年度礼包。
真实案例：‘居合家’50间公寓实战验证
‘居合家’在北京朝阳拥有17栋分散式公寓楼，共管理186间出租屋，员工总数12人（含3名兼职保洁）。2025年11月启动该方案，目标是在冬季淡季完成首批50间到期房源的续约。
| 指标 | 实施前（2025年8月） | 实施后（2025年11月） | 变化率 |
|---|---|---|---|
| 平均续约周期 | 13.6天 | 2.8天 | -79.4% |
| 人工介入次数/单 | 5.2次 | 1.4次 | -73.1% |
| 优质租客留存率 | 68% | 91% | +23% |
| 续约相关投诉量 | 每月4.5起 | 0起 | -100% |
特别值得一提的是，他们利用搭贝的‘条件分支逻辑’功能，设置了‘特殊群体关怀规则’：对于孕期女性或独居老人租客，系统会在T-28日提前推送‘安心续住保障包’，包含免费甲醛检测、紧急呼叫器安装等增值服务，此举使老年租户续约意愿提升至97%。
效果验证：以‘人效比’为核心衡量
我们拒绝用‘系统上线率’这类虚指标，而是聚焦一个硬核数据：人均管理房源数的增长。‘居合家’原每人最多维护15间房的续约事务，现稳定支持28间以上，相当于释放出近一半人力用于拓新或服务升级。
另一个隐藏收益是风控能力增强——过去依赖主管经验判断的风险租户，现在通过‘行为轨迹分析图谱’可提前14天预警。例如某租客虽未欠费，但近两个月频繁更换同住人且夜间噪音投诉增多，系统自动降级其续约优先级，并建议安排一次面对面沟通。
“以前觉得数字化就是把纸质搬上网，现在才明白，它是重新设计业务逻辑的机会。”——‘居合家’运营总监 李雯，从业8年
延伸思考：未来属于‘主动式居住服务’
这套模式正在向更多场景延展。深圳一家人才公寓运营商已将其改造用于‘毕业季退租潮’应对，通过预测离校时间，提前两周推送‘行李寄存+过渡酒店’打包方案，转化率达41%。
更深层的趋势是：租赁管理的价值重心正从‘管房子’转向‘管关系’。那些能借助低代码工具快速迭代服务流程的企业，将在2026年的存量竞争中掌握主动权。
不妨问自己一个问题：你的团队每天忙的事情，有多少是可以被自动化接管的？又有多少真正创造了客户价值？如果答案不够清晰，也许正是时候开启一次‘工作流体检’。
