去年底，深圳一家中型长租公寓运营商差点因为续租率下滑丢了融资机会——12月本该是续约高峰，但他们近40%的租户到期后选择搬离，客服每天接到上百个投诉电话，说续约流程太麻烦、价格不透明、还要反复跑现场签字。这背后不是服务态度问题，而是整个租赁管理链条还在用Excel手工排期、靠微信催缴、纸质合同归档，信息断层严重。
场景：中大型公寓集中续租压力
像这样拥有500+房源的连锁式长租品牌，在年底和年中会面临两波续约洪峰。如果按传统方式处理，每个管家要手动翻查合同到期日、逐个联系租户、重新议价、生成新合同、安排签署、更新系统数据——一套流程走下来平均耗时7天以上，出错率高达18%。更麻烦的是，一旦错过黄金沟通窗口（到期前15-30天），租户很可能已经找好下家。
我们团队今年初接手了杭州一家运营800间房的青年公寓项目，他们正面临同样的困境：续约率连续三个季度低于65%，空置期拉长到平均23天，财务模型岌岌可危。但通过重构续租流程，并引入搭贝低代码平台做自动化支撑，我们在三个月内把续约周期压缩到3天以内，续约率回升至89%。
问题一：信息割裂导致响应延迟
很多团队以为问题是“人不够”，其实根源在于数据孤岛——这个词听起来高大上，其实就是指合同信息在ERP里、客户沟通记录在企业微信里、房间状态在Excel表格里，没人能一眼看清全局。比如某位租户上周刚私信管家说想换房，但负责续约的同事根本不知道这个意向，还按原房型发了续约邀请，结果被拒。
问题二：标准缺失造成执行偏差
另一个隐形杀手是流程漂移。所谓流程漂移，就是明明有SOP（标准作业程序），但在实际操作中每个人都有自己的“小聪明”。比如有的管家喜欢提前45天打电话，有的拖到只剩一周才发消息；有的给老租户默认涨价5%，有的却私自承诺免一个月租金。这种不一致性不仅影响体验，还会引发客诉和内部审计风险。
方案：搭建智能续租工作台
我们的突破口不是换人，也不是加预算，而是用搭贝低代码平台快速搭建了一个「智能续租工作台」。它不是一个全新的系统，而是把现有数据源打通后的可视化操作界面，让一线人员能在统一入口完成所有动作。
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📌 第1步：自动识别即将到期合约（T-30天）
工作台每天凌晨自动同步ERP中的租赁合同数据，筛选出未来30天内到期的房源，生成待办清单。这里的关键是设置动态优先级算法——不是所有合同都同等重要。我们将租户分为三类：A类为历史履约良好+无投诉记录+按时缴费；B类为有过一次延期但已解决；C类为多次逾期或有纠纷。系统自动将A类排在最前面，确保优质客户第一时间收到关怀。 -
🎯 第2步：AI辅助定价建议输出（T-25天）
过去定价全靠经验，但现在我们会结合三个维度由系统给出参考价：市场对标价（爬取周边同类房源挂牌价）、历史涨幅曲线（该户型过去12个月调价幅度）、租户价值评分（基于缴费准时度、维修频率、推荐行为等）。例如，一位连续两年准时付款且介绍过两位朋友入住的租户，系统会建议维持原价或仅上调2%，以增强粘性。 -
📱 第3步：一键触发多通道通知（T-20天）
管家点击“发起续约”按钮后，系统自动通过短信+APP推送+微信服务号三条路径发送个性化续约邀请。内容包含：新旧租金对比图、电子合同预览、在线签署入口、以及一个倒计时优惠提示（如“7日内确认可保留当前车位”）。我们测试发现，三通道并行比单一短信触达率提升63%。 -
✍️ 第4步：在线协商与条款调整（T-15至T-7天）
如果租户提出异议，比如觉得涨得太狠，可以直接在电子合同页面留言。管家收到站内提醒后，可在后台修改条款（如减免首月部分费用、赠送保洁券），修改后系统自动生成新版合同并通知对方。全过程留痕，避免后期扯皮。这就是所谓的柔性谈判机制——既保持规则统一，又允许合理弹性。 -
✅ 第5步：电子签章批量归档（T-7至T-3天）
双方确认无误后，租户通过人脸识别+短信验证码完成电子签名。系统自动将新合同存入云端档案库，并更新ERP中的租赁状态、账单周期和押金记录。同时触发后续任务：通知保洁部门做基础检查、财务生成首期账单、门禁系统延长权限。整个过程无需人工干预，真正实现零接触续租。
案例验证：杭州「青寓」800房项目实战
这家企业属于中型长租公寓运营商，员工总数42人，管理分布在5个园区的800间房。他们在2025年Q1上线该工作台，以下是具体落地细节：
| 指标 | 上线前（2024年Q4） | 上线后（2025年Q2） |
|---|---|---|
| 平均续约处理时长 | 7.8天 | 2.9天 |
| 续约率 | 64.3% | 88.7% |
| 客户续约满意度 | 71分（NPS） | 92分（NPS） |
| 管家人均处理量 | 每月43单 | 每月96单 |
值得一提的是，这套系统是在搭贝平台上用不到两周时间搭建完成的。我们没有采购昂贵的PMS系统，而是利用其可视化表单引擎（把合同字段拖拽成数据库）、自动化流程设计器（设定触发条件和动作链）、以及外部API对接能力（连接电子签服务商法大大、短信网关阿里云通信），实现了低成本快速迭代。
💡 小贴士：如果你所在的企业还在用微信群接龙统计续约意向，不妨试试从「关键时间节点自动化提醒」开始切入。哪怕只是设置一个每天早上9点自动导出“本周到期名单”的报表，也能减少70%的遗漏。
效果验证：续约转化漏斗分析
我们衡量成功的维度不只是“做了多少”，而是“转化了多少”。为此建立了四级漏斗模型：
- 曝光层：收到续约通知的租户数量（目标覆盖率≥95%）
- 互动层：点击查看合同或留言咨询的比例（健康值＞60%）
- 协商层：进入条款修改环节的占比（反映真实需求挖掘能力）
- 成交层：最终完成签署的比率（核心KPI）
经过两个月优化，青寓项目的漏斗从最初的“宽进窄出”（曝光100 → 成交64）改善为“精准转化”（曝光100 → 成交89），说明前端筛选和定价策略越来越准。现在他们甚至能预测哪些租户可能流失，并提前部署挽回方案，比如定向发放“忠诚住户礼包”。
延伸思考：从续约管理到资产运营
当续约不再是救火式操作，团队就有精力去做更高阶的事。比如我们最近帮他们开发了一个租户生命周期看板，可以追踪每位住户从入住、续约、增值服务购买到退租的完整轨迹。数据显示，那些接受过两次以上续约的租户，使用健身房、快递柜等配套服务的频次高出47%，这意味着长期租户不仅是稳定的现金流，更是社区生态的核心节点。
说到这里，你可能会问：这套方法适合小型房东吗？答案是——可以降维使用。哪怕只有10套房，也可以用搭贝创建一个简易版工作流：设置合同到期提醒 → 自动生成续约邀约模板 → 批量发送 → 记录反馈结果。关键是建立系统化思维，而不是依赖记忆和人情。
