租赁合同到期没人提醒，续签拖沓、空置率上升——这是2025年中小物业公司最头疼的日常。某城市园区型物业企业曾因47份合同未及时跟进，导致季度空置率飙升12%，损失超86万元。
场景：园区物业租约管理混乱成常态
在中小型产业园区运营中，租户类型复杂（初创企业、个体商户、共享办公），合同期限长短不一，续约节奏分散。传统依赖Excel登记+人工翻查的方式，在面对上百份动态变更的合同下极易遗漏关键节点。
问题1：合同到期无预警，续约被动
多数物业团队仍靠手动设置日历提醒，一旦负责人交接或工作积压，3个月内的续约窗口期就会错过。客户悄然搬离，再招商平均耗时45天，直接拉高空置成本。
问题2：数据分散难整合，决策缺依据
合同信息散落在Word、PDF、微信聊天记录中，财务、运营、客服三方数据对不上。管理层想看“未来半年即将到期的优质客户名单”，往往要花两天手工整理，且准确性存疑。
方案：用搭贝低代码平台搭建租约生命周期看板
2025年，越来越多区域型物业公司选择通过低代码工具快速构建专属管理系统。以搭贝为例，无需编程基础，3人小组3天即可完成租约预警系统的部署与试运行。
第一步：定义核心字段与流程节点
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在搭贝表单模块中创建【租赁主数据】，包含：客户名称、物业编号、签约日期、租期年限、到期日、是否优先续约权、对接人等12个关键字段；
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设置自动计算规则：到期日前60天生成黄色预警，30天转为红色待办任务，推送到指定管家工作台；
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关联【客户沟通日志】子表，每次拜访、电话、邮件记录自动归档至对应租户名下，形成完整服务轨迹；
第二步：配置多端协同工作流
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利用搭贝流程引擎，设定“续约启动”审批流：管家发起 → 主管确认条款 → 财务核价 → 合同签署归档，全流程线上留痕；
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集成企业微信通知，关键节点自动@责任人，超时未处理则逐级上报；
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为客服团队开放只读权限看板，实时查询租户状态，避免重复问询或信息误传；
第三步：构建可视化分析仪表盘
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使用搭贝BI组件，生成未来6个月到期合同分布图，按楼栋、面积段、行业分类筛选；
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设置“高价值客户续约追踪”专项视图，标记年租金超10万或合作满3年的租户，系统自动提示重点维护；
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每月自动生成《租约健康度报告》，包含到期集中度、历史续约率、空置趋势预测三项核心指标；
案例验证：成都某园区物业实操落地
企业类型：城市产业园区运营商；规模：管理面积8.7万㎡，入驻企业132家，员工32人。2025年Q1引入搭贝低代码平台，由运营主管牵头，联合IT支持岗与财务专员组成三人实施小组。
实施过程仅耗时3个工作日：第1天完成数据建模与表单搭建；第2天配置审批流并测试通知机制；第3天导入历史合同数据（共217条），并对全体管家进行30分钟操作培训。
上线首月即识别出14份将在两个月内到期的合同，其中6家完成提前续约谈判，2家明确退出意向，为招商预留充足缓冲期。过去需两人周度巡检的工作，现由系统全自动驱动。
效果验证维度：续约响应速度提升率
以“从合同到期前60天到完成续约意向确认”的平均用时作为核心KPI。系统上线前，平均响应周期为41天；上线后压缩至17天，效率提升达58.5%。同时，季度末空置率同比下降7.3个百分点，相当于减少潜在损失约54万元。
总结：低代码让专业管理能力平民化
对于资源有限的区域性租赁企业而言，不必等待定制开发或高价采购SaaS系统。借助如搭贝这类低代码平台，基于真实业务逻辑快速组装应用，已成为2025年行业提效的标准路径。关键是从小场景切入——比如租约预警——跑通闭环后再逐步扩展至押金管理、工单联动等模块。
真正的数字化不是买软件，而是让一线人员也能参与系统设计。当物业管家能自己调整提醒规则、增减字段、优化流程时，管理才真正活了起来。
