每到季度初，80%的中小型物业公司还在手动翻Excel核对租约到期情况，漏更、错更、重复计费成了财务月结时的噩梦。某连锁长租公寓品牌曾因未及时续签一单价值1.8万元/月的商铺合同，导致空置23天，直接损失超40万元——这不是个案，而是行业常态。
场景：中型商管公司面临租约管理失控
杭州某资产管理公司运营着7栋商业楼宇，管理面积超12万平方米，服务商户96家。过去依赖人工台账+Excel表更新租约信息，每逢合同临近到期或调价节点，行政人员需逐条比对纸质合同、邮件记录和付款流水，平均每月耗时超过40小时，且错误率高达17%。
问题一：传统方式无法应对动态调整需求
商户常因经营压力申请临时免租期或租金递延，这些非标操作往往只通过微信沟通确认，缺乏系统留痕。一旦交接换岗，新员工难以追溯历史协议细节，极易引发纠纷。
问题二：多角色协同效率低下
法务、财务、运营三方需在不同阶段介入合同流程，但信息分散在各自邮箱与文件夹中。一次续约审批平均要经历5次以上跨部门沟通，拖慢决策速度，影响客户满意度。
方案：基于搭贝低代码平台搭建自动化预警系统
该企业于2025年Q2启动数字化升级，选择搭贝低代码平台作为核心工具，在无专职开发支持的情况下，由运营主管牵头组建三人小组，用3个工作日完成系统部署并上线运行。
第一步：定义数据模型（第1天上午）
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在搭贝平台创建「租赁合同」主表单，字段包括：商户名称、物业编号、签约日期、租期起止、月租金、付款周期、特殊条款（如免租期）、关联负责人等；
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设置自动计算字段：“下次付款日”=租期开始日 + 付款周期 × 已付期数，确保动态更新；
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为“特殊条款”添加富文本备注区，并支持上传扫描件附件，实现非标协议可视化归档。
第二步：配置智能提醒规则（第1天下午）
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设定三级预警机制：提前60天提示准备续约材料、提前30天触发法务审核、提前15天通知财务开具发票；
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通过平台内置的条件引擎，将提醒消息自动推送至钉钉群组及责任人个人账号；
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设置逾期未处理任务自动升级机制，超时24小时后抄送上级主管。
第三步：打通多角色协作流程（第2天）
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设计三阶审批流：运营提交→法务合规审查→财务确认收款计划，每个环节限时48小时内响应；
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利用搭贝的权限矩阵功能，为不同岗位分配查看与编辑权限，保障数据安全；
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集成电子签章接口，支持在线签署补充协议，全程留痕可审计。
第四步：生成可视化报表看板（第3天）
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搭建实时仪表盘，展示关键指标：待办事项数量、即将到期合同清单、月度应收总额趋势图；
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设置按楼栋/业态分类筛选器，便于区域经理快速定位问题资产；
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每日早8点自动生成PDF版日报，推送至管理层邮箱。
案例验证：三个月内实现全流程闭环管理
系统上线后，该公司将全部现有合同批量导入新平台，并标记历史状态。在随后的三个收费周期中，实现了以下转变：
实操成果一：运营效率显著提升
原本人工核对需两天的工作量，现通过系统一键生成应收清单，准确率达100%。合同相关事务平均处理时间从7.2天缩短至2.1天。
实操成果二：风险控制能力增强
系统成功预警了两份即将到期但未启动续约流程的高价值商铺合同，提前介入后顺利完成续约，避免潜在空置损失合计达68万元。
效果验证维度：成本节约与客户满意度双提升
根据内部测算，该系统使人力投入减少55%，相当于每年节省人力成本约27万元；同时商户续约率从79%上升至89%，NPS（净推荐值）提高14个百分点，证明流程透明化有效增强了合作关系信任度。
