每年12月，租赁行业都迎来最繁忙的节点——租约集中到期、续签谈判、空置预警三重压力叠加。对于一线物业管理人员而言，这不仅是工作量的激增，更是对整体运营效率的一次大考。尤其是在2025年这个经济波动频繁的年份，租户续约意愿下降、市场租金下行、沟通成本上升等问题愈发突出。面对如此复杂的局面，传统靠Excel表格和微信沟通的管理模式早已力不从心。那么，物业团队该如何系统化应对年底租约续签高峰？本文将结合真实场景，拆解关键挑战，并提供可落地的解决方案。
📌 年底续签困局：三个高频痛点
在深入探讨解决策略之前，我们先来看看当前物业团队普遍面临的三大现实难题。
1. 租约到期时间分散，跟进节奏混乱
很多项目管理中最大的问题不是没时间处理，而是不知道什么时候该处理。一个中型写字楼可能有80+租户，合同签署时间不同，到期日分布在全年各月。但每到第四季度，往往有超过40%的合同集中在11月至次年1月到期。
某上海产业园区的物业主管李婷反映：“去年12月我们突然发现，短短三周内要处理12家企业的续签谈判，还有5家已经明确表示不续约。但我们前期没有任何预警，临时调人也来不及。”
这种“信息滞后”导致的结果是：被动响应多、主动沟通少；紧急事务挤占日常运维资源。
2. 续签条件协商复杂，决策链条长
续签不是简单发个通知就能搞定。它涉及租金调整、免租期延长、装修补贴、车位配比等多个维度。尤其是一些大型企业租户，往往需要法务、财务、行政三方会签，流程长达2-3周。
更麻烦的是，不同层级审批人员关注点不同：
- 物业负责人关心 occupancy rate（入住率）和现金流稳定；
- 财务部门关注新租金是否达到基准线、是否有坏账风险；
- 高层管理者则更在意整体资产回报率是否提升。
缺乏统一的信息看板，使得每次汇报都要重新整理数据，极大拉低决策效率。
3. 沟通记录散落各处，责任难以追溯
目前大多数物业公司仍依赖微信群、邮件、电话进行租户沟通。问题在于，这些沟通内容无法结构化留存。
举例来说，A公司提出希望减免一个月租金作为续签条件，客服人员口头答应“会上报”，但未形成正式记录。等到月底财务核对时才发现该优惠未经审批，造成纠纷。
这类情况屡见不鲜，最终导致：承诺不清、权责模糊、客户信任受损。
✅ 系统化破局：搭建续签管理闭环
针对上述痛点，单纯增加人力或加班并不能根本解决问题。真正的出路在于构建一套可视、可控、可追溯的续签管理体系。以下是经过验证的四步法。
第一步：建立租约生命周期仪表盘
核心目标是实现“到期提醒前置化”。通过数字化工具，自动抓取所有租约的起止日期，并按剩余天数分级预警：
| 预警级别 | 距到期时间 | 建议动作 |
|---|---|---|
| 绿色 | ＞60天 | 启动初步意向调研 |
| 黄色 | 30-60天 | 发送续签邀约函 |
| 红色 | ＜30天 | 每日跟进，升级处理 |
这样的仪表盘能让管理层一眼看清全局压力分布，提前调配资源。例如，在2025年11月初就识别出12月下旬为续签峰值期，便可提前安排专人专项对接。
第二步：标准化续签流程模板
将原本零散的续签动作固化为标准流程，包含以下关键节点：
- 系统自动生成《续签意向通知书》并发送至租户邮箱；
- 租户在线填写续签意向及特殊诉求；
- 物业方录入拟议条款（如新租金、附加服务等）；
- 触发内部审批流（根据金额大小自动路由至相应权限人）；
- 审批通过后生成正式《续签协议》PDF文件；
- 支持电子签章完成签署，归档至合同库。
整个过程无需切换多个系统，所有操作留痕，避免遗漏与争议。
第三步：设置多角色协同机制
针对决策链长的问题，引入“协作空间”概念。每个续签任务创建独立协作区，相关方均可加入：
- 物业专员负责日常跟进与信息更新；
- 法务人员可在线标注合同条款修改建议；
- 财务人员查看历史缴费记录与信用评级；
- 管理层随时查看进度并一键批复。
这种模式打破了部门墙，让信息流动更透明。某深圳科技园区应用该机制后，平均续签周期从18天缩短至7天。
第四步：沉淀租户行为数据资产
每一次续签交互都是宝贵的数据来源。系统应自动记录：
- 首次回应时间
- 议价敏感度（如是否要求降价）
- 历史违约次数
- 服务使用频率（如会议室预订、保洁频次）
这些数据可用于构建租户价值评分模型，未来在资源分配、优惠政策倾斜上提供依据。比如高价值且守约的租户，可优先获得楼层调换或品牌露出机会。
💡 实战案例：一家区域物业公司的转型之路
位于杭州的“云珹物业”管理着6栋商务楼宇，共计90000㎡办公空间。过去三年，其年末续签率始终徘徊在72%-76%，低于行业平均水平（约80%）。2025年9月，他们决定尝试通过搭贝低代码平台搭建专属的租赁续签管理系统。
实施步骤
第一步：梳理现有流程中的断点，共识别出5个关键卡点（如无自动提醒、审批脱节、无电子签等）；
第二步：基于搭贝的可视化表单与流程引擎，快速搭建了“续签任务中心”，包含合同台账、预警看板、审批流、电子签模块；
第三步：仅用两周时间完成测试部署，并组织一线人员培训；
第四步：10月初上线运行，同步导入全部存量合同数据。
成果对比（截至2025年12月20日）
| 指标 | 2024年同期 | 2025年现状 | 变化 |
|---|---|---|---|
| 续签提醒覆盖率 | 58% | 100% | +42% |
| 平均处理时效 | 15.3天 | 6.1天 | -60% |
| 未经审批优惠发生数 | 7次 | 0次 | ↓100% |
| 租户满意度评分 | 4.1/5 | 4.7/5 | +14.6% |
| 整体续签率 | 74% | 预估83%+ | +9% |
项目经理王磊总结道：“以前我们像救火队员，现在更像是规划师。系统帮我们把不确定性变成了可预测的动作流。”
📝 总结：从被动应对到主动运营
年底租约续签高峰不应成为年度“压力测试”，而应转化为提升客户粘性与运营质量的机会。关键在于转变思维——从“靠人盯”转向“靠系统管”，从“事后补救”走向“事前预防”。
具体可采取以下行动路径：
- 立即盘点当前即将到期的合同清单；
- 评估现有沟通与审批流程的瓶颈点；
- 选择合适的数字化工具（如搭贝低代码平台）快速搭建轻量级管理系统；
- 设定阶段性目标，逐步实现全生命周期管理闭环。
记住，真正的高效不是做得更快，而是让正确的事自然发生。当每一个续签动作都被纳入有序轨道，物业团队才能腾出手来思考更高价值的服务创新。
