在连锁零售行业，租赁门店的合同管理一直是让运营团队头疼的问题。某区域店长每月要手动跟踪近40份即将到期的租赁合同，一旦疏忽就会面临违约风险。尤其是在年底集中续约期，纸质档案难查找、审批流程拖沓、法务介入不及时等问题频发，导致2024年Q4有3家门店因未及时续签被迫搬迁，直接损失超18万元。
场景：连锁门店租赁合同到期漏管问题
以一家全国拥有67家直营门店的轻餐饮品牌为例，其总部设在成都，门店分布在二三线城市商圈。每家门店平均租赁周期为3年，提前60天需启动续签流程。过去依赖Excel台账+微信提醒的方式，信息分散在不同负责人手中，法务、财务、区域经理三方协作效率低，导致每年至少5%的合同出现延期处理情况。
问题一：合同到期预警机制缺失
原有系统无法自动识别临近到期日的合同，需人工定期翻查表格。尤其当店长轮岗或交接不完整时，极易遗漏关键时间节点。例如2024年9月，西安某门店因原负责人离职，新任店长未接收到续签任务，直到房东发出解约通知才察觉。
问题二：多部门协同流程断裂
续签涉及租金评估、法务审核、预算审批等多个环节。以往通过邮件流转，平均耗时14天以上。财务部常因缺少历史数据支撑而反复索要材料，法务则抱怨流程到手时已临近截止日，无法充分审查条款。
解决方案：基于搭贝低代码平台搭建智能续签工作台
2025年初，该企业引入搭贝低代码平台，由IT与运营联合开发“租赁合同智能续签系统”，实现从预警到归档的全流程自动化。以下是具体实施步骤：
第一步：建立动态合同数据库（第1-3天）
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在搭贝平台创建「租赁合同」主数据表，字段包括门店编号、房东信息、起止日期、租金金额、押金条款、联系人等18项核心内容；
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批量导入现有67份合同电子档案，并设置唯一编码关联扫描件；
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配置自动计算到期日前60天为触发节点，生成待办任务。
第二步：设计跨部门协作流程（第4-7天）
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使用搭贝的流程引擎绘制续签审批流：店长发起 → 区域经理初审 → 财务调取历史涨幅数据 → 法务在线标注修改意见 → 总监终批；
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每个环节设定处理时限（如法务必须在48小时内反馈），超时自动升级提醒至上级主管；
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集成企业微信消息推送，所有待办任务实时同步到个人手机端，确保响应速度。
第三步：部署智能分析看板（第8-10天）
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利用搭贝BI模块构建“租赁健康度”仪表盘，展示未来90天内到期合同数量、区域分布、平均处理时长等指标；
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设置红黄绿灯预警机制：剩余处理时间<15天标红，15-30天标黄，>30天标绿；
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开放只读权限给总部管理层，支持按城市、商圈、租金区间多维度筛选查看。
案例验证：67家门店落地效果
系统于2025年3月正式上线，经过一个完整季度运行，取得显著成效。以2025年第二季度为例，共触发31份续签任务，全部在到期前完成签署，零遗漏。其中杭州西湖银泰店因租金谈判僵持，系统提前45天预警后，总部及时介入协调，最终达成年涨幅控制在4.2%的理想结果，较往年平均6.8%大幅降低。
常见问题及应对策略
问题1：历史合同数据不全怎么办？
建议优先补齐未来一年内将到期的合同信息，其余可分阶段录入。搭贝支持OCR识别功能，上传扫描件后可自动提取关键字段，减少手工输入量。操作门槛低，普通文员经半天培训即可上手。
问题2：房东不同意电子签约怎么处理？
系统保留线下流程兼容性。可在搭贝中设置“混合模式”：内部审批走线上流程，最终输出标准版合同PDF，由店长打印后线下签署。签回文件拍照上传归档，依然纳入统一管理视图。
效果验证维度：处理效率与成本节约
对比2024年同期数据，合同平均处理周期从14.2天缩短至6.1天，效率提升57%。由于预警前置，法务介入时间提前了平均22天，使得条款协商空间更大，二季度整体租金涨幅同比下降1.9个百分点。按年化测算，相当于节省运营成本约34万元。此外，系统上线后行政人员用于合同追踪的时间减少了每周11小时，释放人力投入更高价值工作。
