在连锁租赁门店日常运营中，合同到期漏跟、续签滞后导致客户流失的问题屡见不鲜。某华东区域设备租赁连锁企业（12家门店，年流水约4800万）曾因人工台账管理疏漏，一年内丢失近15%的可续租客户，相当于每月损失超6万元营收。核心痛点在于：传统Excel跟踪效率低、责任人不明确、提醒机制滞后。
场景：多门店租赁合同续签协同难
该企业主营建筑设备短期租赁（如发电机、高空作业平台），客户以工程项目为主，合同期普遍为7-90天。高峰期单店日均新增合同超20份，总部难以实时掌握各门店合同到期动态。原有流程依赖店长手工登记纸质台账，再由财务月度汇总，信息延迟常达7-10天，错过最佳续约沟通窗口。
问题一：合同到期信息分散，无法自动预警
各门店使用独立Excel表记录合同起止时间，数据不互通。系统无自动提醒功能，续约任务依赖人工记忆或微信群接龙，易遗漏。尤其节假日期间，30%以上的到期合同未被及时处理。
问题二：续约责任未下沉到具体岗位，执行断档
原流程中，续约动作由区域经理统一跟进，但其管辖门店多、事务繁杂，无法逐一致电客户。而一线店员虽接触客户频繁，却无权限查看全量到期数据，形成‘看得见的人做不了，能做的人看不见’的管理断层。
方案：基于搭贝低代码平台搭建合同续签预警工作台
2025年3月，该企业引入搭贝低代码平台，用时5个工作日搭建“合同续签智能预警系统”，将续签准备动作前移至合同到期前15天，实现全流程线上化追踪。关键操作如下：
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配置合同主数据模型：在搭贝平台创建【租赁合同】数据表，字段包含客户名称、设备编号、起止时间、所属门店、客户经理、是否已续签等。通过API对接历史ERP数据，完成3.2万条存量合同导入。
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设置自动化预警规则：利用平台“智能提醒”模块，设定“合同到期前15天”自动生成待办任务，并按门店归属推送给对应店长；到期前7天二次提醒客户经理致电回访；到期前3天仍未处理则升级至区域主管。
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部署移动端续签工单：通过搭贝App生成可视化续签工单看板，店员可在手机端查看本日需跟进客户列表，点击拨号、记录沟通结果、上传新合同扫描件，所有操作实时同步至总部监管后台。
验证：真实案例落地效果对比
系统上线后运行三个月，选取苏州、杭州两门店作为对照组进行数据比对：
- 合同到期15天内续约率从58%提升至89%；
- 店均每月挽回可续租订单14单，按客单价4200元计算，单店月增收约5.88万元；
- 总部监管人力投入减少70%，原需3人专职核对台账，现仅需1人抽查异常数据。
常见问题与应对策略
问题1：老员工抗拒系统录入，习惯用纸质本记录
对策：设置“双轨并行”过渡期两周，允许纸质登记+补录系统，同时将系统录入及时性纳入店长KPI考核（占绩效10%）。搭配贝平台快速生成“个人录入排行榜”，每周内部公示，激发竞争意识。
问题2：部分客户电话变更，自动提醒失效
对策：在客户签约环节增加“紧急联系人”字段采集，并启用搭贝的“多通道通知”功能——若短信未读，则自动触发微信服务号模板消息推送，确保触达率超92%。
效果总结：从被动响应到主动运营
通过本次改造，企业实现了三个转变：一是信息流从“滞后汇总”变为“实时可视”；二是责任机制从“上级驱动”转为“岗位绑定”；三是客户关系从“到期催签”升级为“提前15天服务介入”。该模式已在2025年第二季度推广至全部12家门店，并被列为区域标准化运营手册SOP-07条款。
