每到周末高峰期，总有一家门店突然断货——不是原料没到，而是压根没人发现库存快见底。这种问题在拥有15家直营店的连锁奶茶品牌“茶小满”里几乎每周上演，直到他们意识到：靠人工盯库存，永远追不上订单增长的速度。
场景：多店并行下的库存盲区
茶小满在成都运营15家门店，日均出杯量超4000杯。过去依赖店长每日手记盘点，总部每月汇总一次数据。但实际执行中，80%的补货请求都是“临时救火”，导致部分门店频繁缺货，而另一些却积压原料过期。
更棘手的是，不同门店促销节奏不一，比如春熙路店搞买一送一，原料消耗速度翻倍，但系统不会自动预警，只能等店员口头汇报——往往已经断货了。
问题一：手工记录延迟高，信息不同步
尽管使用了基础进销存表格，但各店上传时间不固定，有的甚至隔天才补录。总部看到的数据总是“昨天的战场”，无法支撑实时决策。
问题二：缺乏动态阈值机制，预警失效
传统设置“低于50件提醒”对所有门店一刀切，但大店日耗200包糖，小店才用30包。结果是小店天天报警，大店早破警戒线却悄无声息。
解决方案：用低代码搭建动态库存预警引擎
2025年Q1，茶小满引入搭贝低代码平台，由区域运营主管牵头，在两周内自主开发了一套适配自身节奏的库存监控系统。核心思路是：把经验转化为规则，让系统代替人盯变化。
实操三步走
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接入各门店POS与仓储系统原始数据流：通过搭贝的API连接器，将美团、饿了么订单接口及本地ERP库存表同步至统一数据库，确保每笔消耗实时可追踪。
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按门店画像设定动态安全库存线：基于历史7天平均销量×1.5倍波动系数，并结合天气、节假日因子加权计算。例如，高温预警日自动上调冰块需求预估值15%。
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配置多级预警推送机制：当某物料低于安全线时，系统自动向店长企业微信发送提醒；若2小时内未响应，则升级至区域经理邮箱+短信双通道通知。
关键细节落地
整个过程无需IT部门介入。运营人员利用搭贝的可视化表单和逻辑编排模块，拖拽完成业务流程设计。最复杂的动态算法部分，也只需填写预设公式模板，后台自动生成执行脚本。
值得一提的是，系统还加入了“促销豁免”开关。一旦门店开启限时活动，需手动标记持续时间，系统将暂停常规预警，改用活动专属消耗模型进行跟踪，避免误报干扰。
案例验证：成都太古里店实战效果
该店为旗舰店，日均销量680杯，曾因草莓酱断货导致连续两小时无法制作主打产品，单日损失营收约1.2万元。上线新系统后，系统提前36小时发出“草莓酱预计耗尽”预警，仓库立即调度配送，最终实现零中断交接。
运行三个月数据显示：整体原料缺货率从17%降至2.3%，过期浪费下降41%，平均补货响应时间缩短至4.2小时（原为21小时）。
效果验证维度：缺货频次 vs 补货时效双指标
评估本次优化的核心指标定为“周度缺货门店数”和“从预警到到货的中位时长”。前者反映覆盖广度，后者体现执行效率。数据显示，两项指标均在第二个月稳定进入目标区间，证明方案具备可持续性。
延伸应用：从库存扩展到人力调度
尝到甜头后，团队将同一逻辑复用于排班管理。通过分析订单时段分布，预测未来三天高峰用工需求，提前触发兼职招募流程。目前已有9家门店试点，人力闲置率降低28%。
这套方法的操作门槛不高：只要有基础Excel理解和业务流程梳理能力，配合搭贝平台的标准组件库，非技术人员也能在一周内完成原型搭建。所需工具仅为一台联网电脑和企业微信账号权限。
预期效果方面，小型连锁（5-20店）可在一个月内看到明显改善；大型网络则建议分阶段推进，优先选择问题突出的区域试点。
