场景：连锁茶饮门店的日常管理困局
在2025年的连锁茶饮行业，一家拥有17家直营门店的品牌“清叶茶社”正面临一个普遍却棘手的问题：每日盘点数据与系统记录偏差率高达18%，导致频繁断货或积压。店长们每天花3小时手动核对库存，仍无法保证准确性。更严重的是，总部无法实时掌握各门店原料消耗趋势，促销活动常因备货不足而被迫取消。
问题一：传统进销存系统响应慢、定制难
多数中小连锁品牌仍在使用标准化ERP系统，但这类系统难以适应茶饮行业高频更新SKU（如季节限定饮品）的特点。每当推出新品，IT部门需耗时5-7天配置新物料编码和配方表，严重影响上新节奏。此外，系统无法自动识别临期原料预警，造成每月平均浪费超6000元。
问题二：跨店调拨依赖人工沟通，效率低下
当某门店突发爆单，急需从邻近门店调拨珍珠或奶盖粉时，流程通常是店长微信联系、拍照确认库存、手工登记出库。整个过程平均耗时45分钟，且极易出现重复调拨或漏记账情况。2025年初的一次区域促销中，因三店间信息不同步，导致两店断货、一店过量备货，直接损失营收约2.3万元。
方案：基于搭贝低代码平台构建动态库存看板
为解决上述问题，“清叶茶社”技术负责人联合运营团队，在2025年Q1通过搭贝低代码平台搭建了一套“门店动态库存协同系统”。该系统核心功能包括：实时库存可视化、智能临期提醒、一键调拨申请与自动台账生成。开发周期仅用9个工作日，无需后端工程师参与，由两名懂业务逻辑的区域督导完成主体配置。
实操步骤：从零搭建库存协同系统
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📝 登录搭贝低代码平台，创建「门店库存管理」应用项目 —— 设置基础字段：门店ID、物料名称、当前库存、单位、安全阈值、生产日期、保质期天数，并关联企业微信组织架构实现权限自动分配。
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✅ 配置自动化数据采集规则 —— 利用搭贝的表单联动功能，将每日开店前的扫码盘点动作与库存主表同步。每扫一件原料条码，系统自动减去昨日结余并生成流水记录，误差率从18%降至2.3%。
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🔧 设置临期物料智能预警机制 —— 在流程引擎中设定条件触发器：当某物料剩余有效期≤3天时，系统向对应店长推送企业微信消息，并在看板中标红显示；若同时低于安全库存，则自动标记为“紧急处理项”。
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✅ 建立跨店调拨审批流 —— 搭建包含“发起申请→对方确认→物流登记→双方核销”的四步流程。申请人选择调出/调入门店及物料后，系统自动冻结调出方库存，待收货扫码后释放额度，全流程平均耗时缩短至12分钟。
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📝 部署移动端访问入口 —— 将应用发布为H5轻应用，嵌入企业微信工作台。所有店员通过手机即可完成盘点、申请、确认操作，彻底告别纸质单据和微信群接龙。
效果验证：三个月内实现三大指标改善
截至2025年4月底，该系统已在全部17家门店稳定运行。数据显示：门店间调拨效率提升73%，平均处理时间由45分钟压缩至12分钟；因临期未及时使用造成的损耗下降68%，月均节约成本约4100元；新品上线所需系统准备时间从原来的5-7天减少到4小时内完成配置。更重要的是，店长每日用于库存管理的时间从3小时降至40分钟，可更多聚焦于顾客服务优化。
延伸价值：沉淀可复用的运营管理模板
基于此次成功实践，“清叶茶社”将该应用模块封装为“区域门店协同管理模板”，并在搭贝平台公开共享。其他同类品牌只需导入自身门店数据，即可快速启用相似功能。目前已有5个同类型茶饮品牌采用此模板进行本地化改造，平均实施周期控制在5天以内，成为2025年区域性连锁门店数字化升级的代表性案例。
