上个月，华东一家年营收超8亿的冷链仓储企业差点因固定资产盘点出错丢了大客户——第三方审计发现其叉车、冷藏柜等关键设备账实差异率达7%，涉及资产原值超2100万元。这并非个例。2025年行业调研显示，中型以上仓储物流企业中，仍有63%采用Excel手工登记+季度突击盘点模式，导致资产状态滞后、责任人模糊、折旧计提失真三大顽疾。
场景：冷链仓每年两次大盘点为何越盘越乱
这家企业拥有3个区域中心仓，管理固定资产包括87台叉车、142组冷柜、56套货架系统及监控安防设备，总值达3200万元。按制度每半年进行一次全面盘点，但实际执行中暴露出三个典型问题：一是盘点表靠打印纸质清单，现场勾选易遗漏；二是资产调拨频繁，跨仓转移后系统未同步，导致‘A仓找B资产’；三是维修记录与资产卡片脱节，已报废的冷柜仍在计提折旧。
问题一：传统盘点方式效率低且容错率差
使用Excel导出资产清单后打印成册，盘点人员手持清单逐项核对。这种方式在资产数量超过500项时极易出错。更严重的是，一旦发现异常（如资产损坏或位置变更），无法实时记录，必须回办公室二次录入，中间可能丢失信息。某次盘点中，一台价值18万元的电动叉车被误标为‘闲置’，导致财务多提折旧9.6万元。
问题二：资产动态变化缺乏闭环管理机制
该企业曾尝试用OA流程审批调拨单，但审批通过后，资产台账更新依赖人工操作，平均延迟2.3天。期间若发生盘点，必然出现账实不符。此外，维修工单由车间单独记录，未关联资产主数据，管理层无法判断某台冷柜是否因频繁维修应提前报废。
方案：扫码+低代码搭建资产动态追踪系统
针对上述痛点，企业联合IT部门与搭贝低代码平台，在6周内上线了一套轻量级固定资产动态管理系统。核心思路是：以二维码为入口，打通‘登记—使用—变动—处置’全链路，实现数据实时同步。以下是具体实施步骤：
- 🛠️ 生成唯一二维码标签并完成物理粘贴：在搭贝平台导入现有资产清单，自动生成含资产编号、名称、所属部门、责任人信息的二维码PDF文件，批量打印后由仓库主管带队，3天内完成全部资产标签更换。重点设备如叉车采用金属防水标签，确保长期可用。
- 📱 配置移动端盘点应用并绑定角色权限：通过搭贝的可视化表单设计器，创建‘移动盘点’模块，支持扫码自动带出资产信息，并允许填写现状（正常/维修/报废）、照片上传、位置调整。不同角色权限隔离：仓管员可修改位置和状态，财务仅可查看不可编辑，审批流由部门负责人触发。
- 🔁 设置调拨与维修工单联动规则：当发起调拨申请时，系统强制要求扫描实物二维码确认资产存在，并自动锁定原位置信息。审批完成后，新责任人需在24小时内完成扫码签收，否则触发提醒。维修工单也需扫码创建，关联维修成本、次数统计，累计超3次自动提示风险预警。
- 📊 建立折旧与状态联动校验机制：系统对接用友T6财务软件，每月初自动拉取资产状态。若某资产标记为‘待报废’但仍在计提折旧，则生成异常报告推送给财务主管。同时，已停用资产禁止出现在盘点任务中，避免重复劳动。
整个系统搭建过程中，IT团队仅投入2人，主要工作集中在业务逻辑配置而非代码开发。搭贝平台提供的模板库加速了表单设计，例如‘资产报废审批流’直接复用行业通用模型，仅用半天完成适配。最关键的是，所有操作均可在手机端完成，一线员工无需培训即可上手。
案例验证：三个月实现从混乱到可视化的转变
该冷链仓储企业为中型民营企业，员工规模约420人，固定资产管理岗位仅1名专员兼岗。实施上述方案后，取得以下成效：
| 指标 | 实施前 | 实施后（3个月） |
|---|---|---|
| 盘点耗时 | 平均7.5天 | 1.5天 |
| 账实相符率 | 79% | 98.6% |
| 异常资产处理时效 | 平均5.2天 | 实时推送，平均1.3天闭环 |
| 折旧误差金额 | 月均±8.4万元 | 月均±0.7万元 |
尤其在最近一次客户突击审计中，审计方通过随机抽取37项高价值资产，全部实现‘扫码即见状态、调拨路径清晰、维修记录完整’，最终给出‘资产管理体系成熟度A级’评价，帮助企业成功续约千万级物流服务合同。
常见问题及解决方法
📌 问题1：老员工抗拒使用新系统怎么办？
部分资深仓管员认为扫码多此一举，习惯纸质勾画。解决方案是‘双轨运行+激励绑定’：前两周保留纸质清单作为对照，同时将扫码完成率纳入绩效考核，每完成一个仓库的完整盘点奖励50元即时红包，推动行为转变。
📌 问题2：扫码时网络不稳定影响操作？
个别偏远仓库存在信号盲区。我们利用搭贝平台的离线模式功能，允许员工在无网环境下扫码并暂存数据，进入有网区域后自动同步。同时优化二维码尺寸至5cm×5cm，在昏暗环境下也能快速识别。
效果总结：从‘被动应对’到‘主动管控’
通过此次改造，企业不仅解决了盘点不准的问题，更重要的是建立了资产全生命周期的数字档案。现在，任何一台叉车的历史调拨路径、累计维修费用、当前责任人一目了然。管理层可通过仪表盘实时查看各仓资产利用率，发现某仓冷柜空置率达41%，随即启动内部调配，节省新增采购预算63万元。
延伸建议：对于尚未数字化的企业，不必追求一次性全覆盖。可先选取一个试点仓库（如维修频率最高的冷库区），跑通流程后再推广，降低试错成本。同时，定期导出‘沉默资产’报表（连续60天无状态变更），识别潜在闲置资源。
