每年年底，中型长租公寓运营商最头疼的不是招租，而是上百份租赁合同集中到期——纸质档案难查找、租客失联率高、续签流程拖沓，导致空置期延长，直接影响全年现金流。某城市连锁品牌曾因人工跟进不及时，单月损失超12万元租金收入。
场景：百间房源合同批量到期
位于杭州的「寓居生活」是一家管理320套分散式公寓的中型运营商，平均每个季度有80-100份合同面临续签或退租。过去依赖Excel登记到期日，靠管家手动拨打电话、上门拜访，效率低且遗漏频发。尤其在2025年Q4，系统显示97份合同将在15天内到期，团队一度陷入被动应对状态。
问题一：信息分散，响应滞后
原始模式下，租客联系方式、历史缴费记录、房屋维修情况分别存于不同表格和聊天记录中。一旦主责管家请假，交接即成盲区。更严重的是，近三成租客电话变更后未更新，首轮触达成功率不足60%。这不仅影响续约率，还埋下法律风险——未能提前30天通知解约条款，可能引发纠纷。
问题二：流程脱节，转化断档
即便联系上租客，传统方式需反复确认价格、打印新合同、预约签约时间，整个周期平均耗时5.2天。期间若有犹豫，极易被周边竞品截胡。数据显示，超过40%的流失客户表示‘只是想再看看’，却被对手抢先锁定。
方案：搭建自动化续签工作台
为破解困局，「寓居生活」联合运营与IT人员，在搭贝低代码平台用7小时搭建了一套【智能续签看板】。该系统整合CRM、财务、工单三大模块数据，实现从预警到归档的全流程闭环管理。关键在于无需开发背景，仅通过拖拽组件即可配置业务逻辑。
- 🎯 设置合同到期预警规则：在搭贝后台创建“合同生命周期”数据表，绑定起止日期字段，自动计算剩余天数。当≤30天时，触发红色预警并推送至责任管家企业微信。
- 📱 一键生成个性化续签邀请：系统自动提取租客姓名、当前租金、建议新价（基于市场调价模型）、优惠权益（如老户减免50元/月），生成带二维码的H5页面，支持微信直发。
- 📝 在线签署电子合同+押金变更同步：租客扫码后进入安全签署页，支持手写签名、人脸识别认证。若涉及租金调整，系统自动生成《补充协议》并与原合同关联存档。
- 🔧 异常工单自动转派维修组：对于提出“续签前修好漏水”的反馈，点击“转维修”，任务即时下发至工程端APP，并设定48小时内响应倒计时。
- 📊 实时监控续签进度看板：管理层可通过大屏查看各区域完成率、待处理量、流失预警名单，精准调度资源支援薄弱片区。
💡 扩展功能：AI话术助手嵌入沟通环节
针对犹豫型租客，系统提供AI建议回复模板。例如当收到‘最近手头紧’时，自动推荐：“理解您的情况，我们可申请分期补缴欠费，同时保留您当前优惠价至明年。”此功能由搭贝内置NLP引擎驱动，已学习超2万条真实客服对话，准确率达89%。
案例验证：杭州拱墅区门店实战复盘
以拱墅区某门店为例，其负责78间公寓续签任务。旧模式下预计需投入3名管家连续作业两周，实际达成率为68%。启用新系统后，仅1人主控全局，其余两人专注处理异议与上门服务，最终在72小时内完成全部触达，其中53户直接在线签约，整体续约率达81.3%，较去年同期提升13.5个百分点。
| 指标 | 旧流程（2024） | 新流程（2025） | 变化 |
|---|---|---|---|
| 平均处理周期 | 5.2天 | 1.8天 | ↓65.4% |
| 首次触达成功率 | 58% | 92% | ↑34% |
| 人工参与度 | 全程介入 | 仅处理异常 | 降本增效 |
| 客户满意度评分 | 4.1/5 | 4.7/5 | 显著提升 |
对比揭示价值：从“人追事”到“事找人”
过去是管家每天翻表、打电话、记备注，像救火队员；现在是系统主动提醒、自动发送、智能分类，真正实现了任务驱动式管理。一位从业8年的区域经理感慨：“以前最怕月底对账发现漏续了两户，现在打开手机就知道明天该盯谁。”
效果总结：不只是提速，更是风控升级
该项目上线三个月内，已在「寓居生活」全国6个城市复制推广。除续约效率跃升外，更带来两大隐性收益：一是法律合规性增强，所有通知均有电子留痕；二是决策依据更扎实，管理层可根据续签热力图调整定价策略。值得一提的是，整套系统搭建成本不足万元，远低于定制开发报价的十分之一。
🛠️ 操作门槛说明
- 使用工具：搭贝低代码平台（SaaS版）+ 企业微信 + 第三方电子签服务商
- 技术要求：熟悉基础表单设计与字段关联，无需编程经验
- 上线周期：最快当日部署，建议预留2天测试期
- 预期效果：单人可管理300+房源续签事务，异常处理响应速度提升3倍
