你有没有算过，一家中等规模的连锁茶饮店，每个月因为原料过期、缺货导致的损失能有多少？我在广州运营12家‘轻露’现制茶门店时，光是上个月就浪费了接近4.8万元——不是卖不出去，而是根本没预警。更头疼的是，每到补货日，三个店长围着Excel表核对三小时，数据还不准。这背后不是人不够努力，而是传统靠手工记账+微信接龙的方式，早就扛不住高频周转的饮品行业节奏了。
场景：连锁茶饮店的高频耗材管理困局
茶饮行业的特点是‘高周转、短保质、多SKU’。一杯杨枝甘露要用到西米、芒果浆、椰奶、糖浆、冰块托盘……少一个都得停单。而这些原料里，有冷冻的、冷藏的、常温的，保质期从7天到180天不等。过去我们让店员每天下班前手写盘点表，第二天汇总给区域主管，等发现某家店的椰奶只剩两箱时，往往已经来不及调拨了。
更麻烦的是促销活动期间。比如夏季推‘第二杯半价’，销量翻倍，但系统不会自动按比例放大原料需求预测，结果就是活动第三天就开始断货。顾客排队半小时却被告知‘芒果浆用完了’，体验直接崩盘。
问题一：人工盘点误差大，响应滞后
我们做过一次内部测试：让三家店同时盘点同一批珍珠，结果差异最高达到37%。为什么？有人把开封未用完的一袋算成‘整包’，有人把临近过期的归为‘可用’。这种模糊操作在日常中太常见了。而等到总部发现问题，通常已经是三天后了。
问题二：跨店调拨缺乏实时协同机制
A店椰奶快没了，B店还剩五箱——听起来很简单，调就是了。但在实际中，谁发起？怎么审批？物流谁负责？如果两个店属于不同片区经理管，甚至还会出现‘不愿调出’的情况。我们曾遇到过一家店宁愿临时闭店也不愿借料给隔壁新店，怕影响自己排名。
方案：用低代码搭建动态库存预警系统
真正的解法不是换人或加流程，而是建立一套‘会呼吸’的库存系统。我们在2025年Q3基于搭贝低代码平台重构了整个供应链模块，核心思路是：把静态台账变成动态预警网络。这套系统上线后，平均每周自动触发17次补货提醒，92%的问题在发生前就被拦截。
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✅ 第一步：设置智能安全库存阈值（每日凌晨自动计算）
在搭贝平台上，我们不再使用固定的‘最低库存量’，而是根据过去28天的日均消耗量×1.3系数，并结合天气数据（高温天果茶销量上升23%）、节假日因子动态调整。比如广州进入‘龙舟水’季节后，冷饮需求下降，系统会自动下调冰块和果酱的安全线。 -
🔧 第二步：打通POS与仓储系统的双向数据流
每卖出一杯饮品，系统不仅扣减销量，还会反向扣除对应原料库存。例如‘芝士葡萄’含60ml葡萄汁，每售出一杯，库存自动减少60ml。这个动作看似简单，但传统ERP往往只记录采购和入库，不追踪‘销售→耗材’链条。我们通过搭贝的API连接器，将美团收银系统与自建仓储库对接，实现毫秒级同步。 -
📝 第三步：建立跨店调拨建议引擎
当某店库存低于警戒线时，系统不仅发通知，还会列出周边5公里内可支援的门店清单，并预估调拨时间与成本。审批流程嵌入企业微信，片区经理一键确认即可生成调拨单。有趣的是，我们加入了‘信用积分’机制：频繁借出物资的门店，在总部配送优先级上获得加分，激励共享行为。
💡 为什么这样设计？ 很多人问为什么不直接用SaaS标准化产品。答案是：市面上的通用系统很难处理‘开封后保质期缩短’这类细节。比如一桶芒果浆开封后只能保存72小时，但未开封能存30天。我们必须自定义字段来标记‘开封时间戳’，并在第70小时推送二次提醒。这种颗粒度，只有低代码平台能灵活支持。
案例落地：轻露茶饮12店实操记录
企业类型：连锁现制茶饮品牌；门店规模：直营12家（广州天河、海珠、越秀区）；员工总数：店长12人，一线员工68人。
实施时间：2025年9月1日启动，历时21天完成数据迁移与培训。关键操作节点包括：
- 第1-3天：在搭贝平台创建原料主数据库，录入全部89种耗材的基础信息（名称、单位、保质期、开封后时限）
- 第4-7天：配置各门店POS系统对接规则，测试销售扣减逻辑
- 第8-10天：设定动态安全库存算法公式
- 第11-14天：模拟三次断货场景，验证预警推送准确性
- 第15-21天：分批次上线，每批2-3家店，收集反馈优化界面
执行门槛：需要至少1名懂基础数据逻辑的运营专员（无需编程背景），搭配店长配合测试。工具依赖：搭贝低代码平台 + 企业微信 + 美团收银Pro版API权限。
效果验证：从‘救火’到‘防火’的转变
| 指标 | 上线前（月均） | 上线后（月均） | 变化率 |
|---|---|---|---|
| 原料过期损耗金额 | ¥48,200 | ¥12,600 | -73.9% |
| 因缺货导致的订单取消数 | 84单 | 11单 | -87% |
| 店长用于盘点的时间 | 每周6.5小时 | 每周1.2小时 | -81.5% |
| 跨店调拨平均响应时间 | 14.2小时 | 2.8小时 | -80.3% |
最让我意外的不是数字下降，而是团队心态的变化。以前店长最怕月底盘点，现在反而会主动查看‘库存健康评分’。有位老店长说：‘以前像在摸黑开车，现在终于有了导航。’
📌 给不同角色的建议：
- 决策者关注点：ROI测算显示，系统投入成本在第4个月即收回，后续每月节省人力与损耗超3万元；
- 执行者痛点：初期需改变习惯，但我们设计了‘语音录入盘点’功能，店员对着手机说‘西米两整包加半包’就能自动换算为2.5包，降低操作负担；
- 技术员注意：建议预留Webhook接口，未来可接入温控传感器，实现‘冷藏柜温度异常→自动暂停出库’的联动控制。
还能怎么升级？我们正在做的下一站
目前系统已能预测缺货风险，但下一步我们要让它‘主动干预’。比如当判断某款产品连续三天销量下滑，是否会是因为原料品质波动？我们计划接入顾客评价情感分析模型，若发现‘芒果不新鲜’类关键词增多，系统将自动标记该批次原料并建议送检。
另一个方向是与采购付款流程打通。现在预警归预警，下单还得另走OA。我们正用搭贝的工作流引擎，构建‘预警→比价→申请→审批→生成采购单’的全自动链路。预计2026年Q1上线。
说到这里你可能会问：小门店真的需要这么复杂的系统吗？其实不然。哪怕只有两家店，只要存在‘共用仓库’或‘高峰期调配’需求，这套逻辑就适用。区别只是配置复杂度——小微品牌可以用简化模板，三个月内就能跑通。
