每年年底，中型长租公寓运营商最头疼的不是招新租客，而是老租客集中到期续约——纸质合同翻找费时、租金调价口径不一、房东分成计算混乱，导致客服电话被打爆，续约率一度跌破65%。某二线城市品牌公寓‘寓居生活’去年12月就因此流失了近40套房源，直接损失超80万元。
场景：百间级公寓年底续约压力测试
寓居生活运营着127间分散式公寓，分布在城市5个核心商圈。每到12月，平均每天有15-20份租赁合同到期，需同步通知租客、确认续租意愿、调整租金、重新签约、更新房东结算方案。过去依赖Excel+微信沟通，信息断层频发，法务常发现‘同一楼栋同户型租金差价达8%’，引发租客投诉。
问题一：续约流程碎片化，响应延迟超48小时
原流程需客服手动导出到期名单→逐个微信通知→等待回复→登记意向→转交运营调整条款→法务生成合同→再回传签约。平均耗时2.7天，错过黄金响应期。更麻烦的是，部分租客提出‘能否缓涨’，一线人员无权决策，需层层上报，体验极差。
问题二：动态调价缺乏数据支撑，定价拍脑袋
市场租金每月波动，但调价依赖主管经验。比如A小区两室户12月挂牌均价已升至4800元，但续约仍按4500元推，月损300元×15户=4500元。反之，B小区因新盘入市，实际成交价已跌至4100元，却坚持4300元续约，导致5户退租。
方案：用自动化工作流重构续约全链路
从2024年Q4起，寓居生活引入搭贝低代码平台搭建‘智能续约中枢’，将原本割裂的6个环节整合为一条自动流水线。核心逻辑是：数据驱动触发→规则引擎决策→多端协同执行。以下是具体落地四步：
- ✅ 【第1步：自动识别即将到期合同】
在搭贝平台配置‘合同生命周期看板’，设置‘到期前30天’自动标记预警。系统每日凌晨同步数据库，抓取租赁协议中的‘结束日期’字段，生成待办任务池。支持按楼栋、户型、客户等级筛选，避免遗漏。
- 🔧 【第2步：AI辅助生成个性化续约方案】
接入本地房产平台API（如贝壳、安居客），获取近30天同地段同类房源成交均价。系统自动比对当前租金，给出‘建议涨幅区间’。例如：当前租价4300元，周边成交均值4620元，则推荐上调5%-8%。同时嵌入客户价值模型——连续居住满2年租客，允许额外享受1次免涨价权益。
- 📝 【第3步：一键推送电子续约包】
通过企业微信集成，向租客自动发送包含新租金、优惠说明、电子合同链接的‘续约礼包’。租客点击即可查看对比图表：左边是原租金，右边是市场价，中间标注‘为您保留专属价4580元’。若72小时内未响应，触发二次提醒并转接人工坐席。
- ⚡ 【第4步：在线签署+财务自动对账】
采用CFCA认证电子签章，租客刷脸完成签约。合同生效后，系统自动更新资产台账，并同步至财务模块。房东结算比例若涉及‘阶梯分成’（如年租金超5万部分分佣提高5%），也由系统实时重算，误差归零。
行业冷知识：90%的退租并非因为涨价，而是响应太慢
据2025年中国住房租赁白皮书数据显示，租客选择不再续约的主因中，‘沟通效率低’占比达47%，远高于‘租金过高’的32%。这意味着，只要在48小时内给出合理回应，多数人愿意接受适度调整。而传统模式平均响应时间是67小时。
案例验证：寓居生活在2024年12月的真实战果
企业类型：品牌化长租公寓运营商；管理规模：127间分散式房源；员工总数：12人（含3名兼职客服）。
| 指标 | 旧模式（2023年12月） | 新模式（2024年12月） |
|---|---|---|
| 平均续约响应时长 | 52小时 | 18小时 |
| 整体续约率 | 64% | 89% |
| 租金综合提升幅度 | 2.1% | 6.8% |
| 客服工单量 | 317件 | 89件 |
特别值得一提的是，在商圈C的一处老旧电梯楼，系统识别出该户型近期成交低迷，反向建议‘维持原价+赠送1周免租期’，最终12户全部续约，避免空置损失约7万元。
常见误区澄清：自动化≠无人化，人的角色更重要了
有人担心系统会替代人工，实则相反。在寓居生活，客服人员从‘信息搬运工’转型为‘客户关系经营者’。他们现在有更多时间做高价值动作：比如主动联系即将到期的优质租客，提供‘老带新返现’‘升级房型优先选’等增值服务，进一步提升粘性。
效果总结：从救火队到预判者的角色转变
通过搭贝低代码平台搭建的这套续约系统，操作门槛并不高——只需1名懂基础表单逻辑的运营人员，在3天内完成流程配置。所需工具包括：企业微信账号、电子签名服务、第三方数据接口授权。预期效果明确：将续约周期压缩至72小时内闭环，续约率提升至少20个百分点。
专业术语解释①：CFCA认证 —— 全称‘中国金融认证中心’，是国家认可的数字证书机构，其电子签具备法律效力，等同于手写签名。
专业术语解释②：分散式公寓 —— 指运营商不持有整栋楼，而是从不同房东手中收来零散房源统一装修出租，管理难度高于集中式项目。
如今，寓居生活的运营负责人每周只需花半小时查看系统报表，就能掌握所有合同健康度。他们甚至开始尝试将这一模式复制到‘退租交接’‘维修响应’等其他场景，真正实现从‘被动处理’到‘主动管理’的跃迁。
