每年春节后，80%的长租公寓都会面临租约集中到期、续约效率低、人工核对易出错的问题。某中型连锁品牌曾因手动处理近500份合同，导致12%的房源空置超7天，直接损失超18万元。
场景：节后百间公寓集中续签压力
以成都某运营800间分散式公寓的中型运营商为例，2025年2月起有103间房合同陆续到期。传统模式下，管家需逐户联系、打印合同、上门面签、手动录入系统——平均每人每天只能处理6-8单，团队3人至少需要两周。
更麻烦的是，租客时间难协调、纸质合同易丢失、租金调整口径不统一等问题频发。难道就没有办法把续签周期压缩到一周内？
问题一：信息分散，沟通成本高
原系统中，租客联系方式、历史租金、维修记录分布在三个不同表格里，每次续签前都要花半天整理数据。一位管家吐槽：“光找电话号码就得翻三四个文件。”
问题二：流程断点，执行效率低
从提醒→协商→签约→归档，全流程依赖微信+Excel+纸质档案，关键节点无人追踪。曾出现租客同意续约但未签合同，最终被竞争对手截胡的情况。
方案：用搭贝低代码平台搭建自动化续签流
该企业于2025年1月接入搭贝低代码平台，仅用4小时搭建“智能续签工作台”，实现从预警到归档的闭环管理。以下是具体操作步骤：
- ✅ 配置到期预警规则：在搭贝后台设置“合同到期前30天自动标记”，并按区域分配至对应管家，确保责任到人。
- 🔧 集成多源数据看板：将CRM、财务、工单系统的数据通过API对接，形成租客360°视图，一键查看履约情况。
- 📝 生成个性化续约建议：系统根据周边房价波动（接入贝壳数据接口）和租客支付记录，自动推荐最优涨幅区间（如3%-5%），减少谈判僵局。
- 📤 批量发送电子邀约：支持短信+微信模板消息双通道推送，附带专属二维码链接至电子合同页，点击即可预览条款。
- ✍️ 在线签署与见证存证：采用国密级加密电子签章，签署过程视频留痕，并同步上传至区块链存证平台，法律效力等同纸质合同。
- 📊 实时更新资产台账：每完成一单，系统自动刷新房间状态为“已续租”，并触发财务模块生成新账单。
整个流程无需切换系统，所有动作在一个工作台完成。更重要的是，搭贝支持自定义审批流——当租金调整超过8%时，自动提交区域经理审核，避免定价失控。
差异化实践：小规模vs中型企业的适配策略
| 维度 | 小型托管公司（<50房） | 中型运营商（500+房） |
|---|---|---|
| 技术投入 | 使用搭贝标准模板，零代码部署 | 定制开发API接口，对接ERP系统 |
| 人力配置 | 1人兼管签约与客服 | 设立专职续约组，3人轮岗 |
| 决策机制 | 房东授权浮动±5% | 分级审批：5%-8%主管批，>8%总部审 |
| 风险控制 | 每周导出备份 | 每日增量同步至云端灾备库 |
值得注意的是，即使是小微企业也能快速上手。例如杭州一家夫妻档民宿托管，在搭贝应用市场直接下载“春季续签包”，3小时内完成全部设置，次日就启动首轮推送。
案例验证：成都项目3天完成103间续签
该项目于2025年2月17日启动续签流程：
- 第1天：系统自动触达到期提醒，91位租客打开链接查看详情；
- 第2天：67人完成在线签署，其中44人接受系统推荐价格，无须人工介入；
- 第3天：剩余36人经管家一对一沟通后，32人完成签约，整体达成率96.1%。
对比去年同期，人工模式下耗时11天、达成率82%，本次效率提升267%，且因定价科学合理，客户投诉量下降70%。
💡 搭贝平台操作门槛说明：基础功能由拖拽组件构成，普通管理员经1小时培训即可独立搭建流程；高级集成需IT配合，但平台提供标准API文档与技术支持响应承诺（SLA 99.9%）。
效果验证：续签周期与资金回笼速度双提升
核心验证指标聚焦“平均续签周期”与“首月租金到账率”。数据显示，上线新流程后：
- 平均续签周期从9.8天缩短至2.3天；
- 首月租金到账率由76%提升至93%；
- 管家人均日处理量从7单升至28单。
这不仅减少了空置损失，还增强了租客体验——电子合同可随时调阅，不再担心遗失。一位续签成功的租客留言：“没想到租房也能像点外卖一样方便。”
延伸思考：未来租赁管理的竞争是流程响应速度的竞争
当房源供给趋于饱和，运营效率成为盈利关键。那些能将“预警→触达→决策→执行”链条压缩到72小时内的企业，将在春季抢租大战中占据先机。而搭贝这类低代码工具，正让中小玩家也具备了媲美头部品牌的敏捷能力。
