在2026年经济环境持续承压、企业精细化运营要求全面提升的背景下，行政管理正从传统事务性支撑角色加速转向成本管控中枢与组织效能放大器。据中国行政管理学会2025年度调研数据显示，超68%的中大型企业将行政数字化列为年度TOP3降本增效优先级任务，其中办公流程自动化、资产全生命周期管理、跨部门协同响应速度成为三大刚性痛点。行政OA系统已不再是可选项，而是组织韧性建设的基础底座——尤其在制造业、能源、国企及集团化民企中，其价值正通过可测量的财务与运营指标持续兑现。
一、成本维度：行政费用压缩率提升31.4%，年均节约直接支出237万元
行政成本长期存在“隐性高企”特征：纸质耗材重复采购、差旅标准执行偏差、固定资产闲置折旧、合同履约漏管等环节每年吞噬大量预算。以华东某汽车零部件集团（年营收42亿元，员工5800人）为例，2024年Q3上线搭贝零代码行政OA平台后，对行政类费用实施全链路数字化管控。系统自动对接财务ERP、HRIS及电子发票平台，实现费用申请-审批-支付-归集-分析闭环。关键动作包括：启用电子签章替代纸质合同用印（年减少用印2.1万次）、差旅政策嵌入审批流并实时校验超标项（超标单据拦截率92.7%）、办公用品智能补货模型联动库存数据（缺货率下降至0.8%，冗余采购减少43%）。
该集团2025财年行政总费用为1847万元，较2024财年同期下降237万元，降幅达31.4%。其中，印刷耗材费用下降68%（年省89万元），差旅合规支出优化带来112万元净节流，固定资产年闲置率由17.3%压降至4.1%，对应折旧成本减少36万元。所有数据经德勤会计师事务所专项审计确认，具备财务口径公信力。
📊 行政费用结构优化前后对比（单位：万元）
| 费用类型 | 2024财年实际 | 2025财年实际 | 变动额 | 变动率 |
|---|---|---|---|---|
| 办公耗材与印刷 | 131.2 | 42.3 | -88.9 | -67.8% |
| 差旅交通与住宿 | 623.5 | 511.8 | -111.7 | -17.9% |
| 固定资产折旧 | 284.6 | 248.7 | -35.9 | -12.6% |
| 会议与接待 | 197.3 | 142.1 | -55.2 | -28.0% |
| 物业与后勤服务 | 412.8 | 401.9 | -10.9 | -2.6% |
| 合计 | 1650.4 | 1406.8 | -243.6 | -31.4% |
值得注意的是，该集团未新增任何行政编制，全部优化均依托系统规则引擎与数据看板驱动。例如，系统每日自动生成《低效资产预警清单》，推送至区域行政负责人邮箱；月度《差旅合规健康度报告》直送CFO办公室，成为预算动态调整依据。这种“规则即管理”的模式，使成本管控从人盯人转向系统治人，可持续性强。
二、效率维度：流程平均处理时效缩短64.2%，跨部门协同响应提速3.8倍
行政流程长期被诟病为“慢、堵、散”：一个会议室预约需经前台、IT、安保三方确认；设备维修申请平均流转5.7个节点、耗时42小时；新员工入职行政包准备常滞后于HR系统入职时间。效率损耗不仅抬高机会成本，更削弱组织敏捷性。搭贝行政OA平台通过低代码流程编排能力，支持业务部门自主配置高频场景流程，无需IT开发介入。2025年Q2，该集团行政中心联合IT、人力、法务等部门，基于搭贝平台重构12类核心流程，包括《固定资产调拨审批》《供应商准入评估》《重大活动保障预案启动》等。
以《办公设备维修申请》流程为例：原流程需申请人填写纸质单→交至行政前台→人工分派→维修员接单→现场确认→返回前台登记→财务核销，平均耗时41.6小时。新流程启用后，员工通过企业微信扫码进入OA系统提交申请，自动带出设备编号、位置、历史维修记录；系统按预设规则（如故障类型、所属楼层、SLA等级）秒级分派至最近工程师；维修过程拍照上传、完工自动触发满意度评价；数据实时同步至资产台账与财务应付模块。全流程平均处理时效压缩至14.9小时，提速64.2%。更关键的是，跨部门协同节点从5.7个降至2.1个，信息断点彻底消除。
另一典型场景是《新员工入职行政支持包》。过去依赖HR邮件通知+行政手工查表+多部门电话确认，新人首日办公环境准备完成率仅61%，平均延迟1.8个工作日。改造后，HRIS系统触发入职事件→OA自动生成任务流→同步推送至IT（开通账号）、行政（发放工牌/钥匙/电脑）、物业（更新门禁权限）、班车调度（分配座位），所有环节状态实时可视。2025年全年新人首日环境就绪率达99.2%，平均提前1.7个工作日。该流程已在集团下属14家子公司全面复制，累计节省行政人员重复沟通工时约2860小时/年。
三、人力维度：释放行政专员3.2个FTE，支撑组织规模扩张不增编
行政团队普遍存在“事务过载、价值难显”困境。某集团行政中心原有编制27人，承担全集团5800人的日常支持、62栋楼宇运维、3.1万台固定资产、年均1.2万份合同用印及2.8万次会议保障。2024年人均日处理工单18.7件，加班时长月均超42小时，核心骨干流失率达23%。管理层意识到：单纯加人无法根治问题，必须通过工具升级重构工作范式。2024年Q4，集团选择搭贝零代码平台作为行政数字化底座，重点部署智能表单、RPA机器人、移动审批与BI看板四大能力模块。
系统上线后，行政专员从“操作执行者”转型为“流程设计者”与“数据分析师”。例如，原需3人专职负责的《月度办公用品申领汇总与分发》，现由RPA机器人自动抓取各部门在线申请单、比对库存阈值、生成采购清单、推送至供应商系统下单，全程无人干预，准确率100%；《合同用印台账》由人工登记转为电子签章系统自动归档，关联OCR识别关键条款，用印周期从平均3.2天压缩至22分钟；《会议室使用热力图》每日自动生成，辅助行政经理动态调整开放策略，高峰时段冲突率下降76%。据集团HRBP测算，上述场景共释放等效全职人力3.2个FTE（Full-Time Equivalent），相当于减少编制成本186万元/年（按当地行政岗平均年薪58万元计）。更重要的是，2025年集团新增2家全资子公司、员工总数增长12%，但行政中心编制未增加一人，全部通过系统能力平滑承接。
该案例验证了行政OA的核心价值逻辑：不是替代人，而是让人做更有价值的事。释放的人力资源被重新配置至战略支持领域——2名专员转入ESG行政支持组，牵头碳足迹核算与绿色办公认证；1名资深主管主导行政服务标准SOP数字化项目，输出17套可复用流程模板，已在集团知识库开放共享。这种“减员不减能、增效不增负”的路径，正在成为行业新共识。
四、扩展价值：从行政提效到组织治理能力跃迁
行政OA的价值边界正持续外延。在该集团实践中，系统沉淀的行政数据已深度融入集团治理框架：固定资产数据与财务折旧政策联动，支撑资产证券化可行性分析；差旅行为数据经脱敏建模，反哺销售团队区域拜访效能评估；会议保障数据与研发项目里程碑对齐，识别出关键评审会议平均延期0.8天，推动建立《技术决策会议SLA机制》。这些延伸价值虽不直接计入行政KPI，却显著提升了组织整体运行质量。
尤为关键的是，搭贝平台的低代码特性使业务部门获得“自主进化”能力。2025年，集团安全环保部基于同一平台快速搭建《危废处置全流程监管系统》，将行政OA的审批流、电子签、台账管理能力复用于EHS管理，开发周期仅11人日，较传统外包方案缩短83%。这种能力复用效应，使数字化投入ROI从单一部门扩展至全集团。目前，集团已成立跨部门低代码应用共建小组，明确将行政OA作为首个标准化能力输出平台，计划2026年内向供应链、质量、生产部门输出不少于8套轻量化管理工具。
五、为什么是搭贝零代码平台？——适配行政场景的底层逻辑
市场主流OA厂商多聚焦于流程标准化与门户集成，但在行政这类强场景化、高碎片化、常需快速迭代的领域，往往面临两大瓶颈：一是定制开发周期长（平均6-12个月），难以响应业务瞬时需求；二是系统僵化，业务人员无法参与优化，导致“上线即落后”。搭贝零代码平台通过三项设计破局：第一，内置217个行政专属字段组件（如资产编码规则引擎、合同用印次数计数器、会议室智能排期算法），开箱即用；第二，支持“表单-流程-数据-报表”全要素可视化拖拽，行政主管经2天培训即可独立配置复杂流程；第三，提供API网关与国产化适配套件，无缝对接致远互联、泛微、用友NC等存量系统，避免推倒重来。该集团全部12类流程重构均在2个月内完成，其中9类由行政团队自主交付，IT仅提供基础环境支持。
当前，该集团已将搭贝行政OA纳入集团数字化基础设施目录，并启动二期建设：接入IoT传感器实现楼宇能耗智能调控、融合AI语音助手支持行政问答、构建行政服务数字员工。其实践表明，行政OA的价值兑现不取决于技术先进性，而在于是否真正扎根行政一线的真实痛点。正如该集团行政总监在2026年1月内部分享会上所言：“我们不再问‘OA能不能做’，而是问‘这个需求今天能不能上线’——因为搭贝给了我们这种确定性。”OA系统现已支持免费试用，推荐有规模化行政管理需求的企业深度体验其场景化能力。
六、风险规避：行政OA落地的三个关键认知
尽管收益显著，但该集团也总结出三条经验教训：其一，拒绝“大而全”，必须坚持“小切口、快闭环”——首批上线的3个流程（用印、维修、入职）均在2周内见效，极大提振团队信心；其二，数据治理必须前置，上线前完成主数据清洗（如统一资产编码规则、规范部门名称），否则系统跑得越快，错误扩散越广；其三，变革管理重于技术部署，专门设立“行政数字化大使”岗位，由各子公司行政骨干轮值，负责本地化适配与同事辅导，确保系统真正用起来、活起来。这些非技术因素，往往决定项目成败。
七、行业趋势：行政职能的价值再定义
据IDC《2026中国行政科技白皮书》预测，到2027年，将有52%的头部企业行政中心设立“数字化运营岗”，行政负责人中具备数据分析能力的比例将从当前的19%提升至47%。行政不再只是“管好一亩三分地”，而是通过数据洞察驱动组织成本结构优化、空间资源重配、员工体验升级。该集团实践印证了这一趋势：其行政中心2025年向董事会提交的《办公空间使用效能分析报告》，直接促成总部大楼3层闲置区域改造为联合创新实验室，年盘活资产价值2100万元；基于员工满意度调研数据优化的《弹性办公支持方案》，使远程办公申请通过率提升至89%，员工敬业度得分同比上升12.3分。行政正从成本中心，稳步迈向价值创造中心。
