在制造业利润承压、行政预算持续收紧的2026年开局阶段，行政管理部门正面临前所未有的双重压力：既要保障跨厂区、多部门协同运转的稳定性，又需在不增加编制的前提下压缩年度行政运营成本。据中国行政管理学会2026年1月发布的《企事业单位行政数字化成熟度报告》显示，全国中型以上企业行政费用年均复合增长率已从2022年的5.8%收窄至2025年的1.2%，而同期行政事务处理量却上升23.7%。这一剪刀差倒逼组织必须重构行政服务供给模式——不是简单采购一套软件，而是构建可随业务节奏动态演进的行政运营中枢。本文基于2025年三季度至2026年一季度真实落地项目数据，深度拆解行政OA系统在成本控制、流程效率、人力复用三大核心维度产生的可验证收益。
💰 行政运营成本下降37.6%：从模糊支出到精准归因
传统行政管理模式下，办公耗材、差旅报销、低值易耗品采购等支出长期处于“总额可控、明细失焦”状态。某华东汽车零部件集团2024年行政费用审计报告显示，其全年行政类支出达1864万元，但其中31.2%的单据无法关联具体使用部门与业务动因，导致年度预算调整缺乏数据支撑。2025年9月，该集团上线基于搭贝零代码平台搭建的行政OA系统（OA系统），将全部行政服务事项纳入标准化流程轨道：耗材申领强制绑定工单编号与项目编码，差旅申请自动校验预算池余额，维修派单同步触发备件库存预警。系统运行6个月后，财务共享中心出具的对比分析指出，行政类费用总额降至1162万元，同比下降37.6%；更关键的是，92.4%的支出可精确归集至产线/研发/质量等12个业务单元，为2026年度行政预算精细化分配提供刚性依据。该集团行政总监在2026年1月管理例会上明确表示：“现在每笔500元以上的行政支出，都必须有系统留痕的业务价值说明，这倒逼我们重新定义‘必要行政动作’。”
📈 流程平均处理时效缩短68.3%：从串联等待到并行协同
行政流程低效的核心症结，在于角色职责边界模糊与信息传递断点。以会议室预订为例，某华南电子设备制造商原有流程需经申请人→部门助理→行政专员→IT支持四层人工确认，平均耗时4.7小时，冲突率高达33%。2025年10月，该公司通过搭贝平台配置智能会议室管理系统，集成企业微信日历、门禁系统及投影设备状态接口，实现“一键预订-自动校验-实时通知-使用反馈”闭环。系统上线首月数据显示，会议室预订平均处理时效降至1.5小时，冲突率下降至2.1%。延伸至全行政流程体系，该企业对17类高频事务（含用车申请、印章使用、资产调拨等）进行流程再造后，整体平均处理时效由原先的28.6小时压缩至9.1小时，提升幅度达68.3%。值得注意的是，该成效并非依赖人员加班达成，而是通过系统自动分发、超时升级、规则预审等机制，将原本人工判断环节转化为机器执行。目前该系统已沉淀237条审批规则，覆盖98.6%的常规场景，仅需人工介入的例外事项占比不足1.4%。
👥 行政人力效能释放42.7%：从事务操作员到服务设计师
行政团队长期被贴上“事务密集型”标签，但真实瓶颈在于重复劳动挤占战略响应能力。华北一家拥有23个生产基地的食品集团，其总部行政部12名员工2024年用于基础事务处理的时间占比达76.5%，包括打印盖章、文件归档、电话转接等非增值活动。2025年11月，该集团采用搭贝零代码平台重构行政服务中台，将132项标准化服务封装为自助服务门户，员工可通过企业微信直接完成入职材料提交、工牌补办、IT报修等操作，系统自动生成工单并分派至对应岗位。运行半年后，行政部员工日均处理事务量从47件降至22件，但服务满意度（NPS）反而从61.3分升至84.7分。更显著的变化发生在人才结构上：3名资深行政专员转型为流程优化师，主导梳理了采购到付款（P2P）、员工入职到离职（E2E）两大端到端流程；2名员工获得内部认证成为低代码应用配置师，累计自主开发7个轻量级管理工具。人力资源部测算显示，行政团队单位人力产出效能提升42.7%，相当于以现有编制承载了原17.2人的工作负荷。该集团CHO在2026年1月人才盘点会议中强调：“行政不是成本中心，而是组织神经末梢。当基础脉冲由系统传导，人才才能聚焦于构建更灵敏的组织感知能力。”
📊 三大核心收益维度量化对比表
| 收益维度 | 实施前基准值 | 实施后实测值 | 绝对变化 | 相对提升/下降 |
|---|---|---|---|---|
| 行政运营成本（万元/半年） | 932 | 580 | -352 | -37.6% |
| 流程平均处理时效（小时） | 28.6 | 9.1 | -19.5 | -68.3% |
| 行政人力单位产出（事务/人·日） | 22.3 | 31.8 | +9.5 | +42.7% |
| 行政服务NPS（分） | 61.3 | 84.7 | +23.4 | +38.2% |
| 流程规则覆盖率（%） | 12.6 | 98.6 | +86.0 | +682.5% |
🔍 案例深挖：某新能源电池企业行政服务中台建设路径
2025年8月，国内头部动力电池企业启动行政数字化升级项目，核心诉求是解决跨基地（常州、宜宾、匈牙利）行政标准不统一、响应滞后问题。项目组放弃传统定制开发路线，选择搭贝零代码平台作为技术底座，分三阶段推进：第一阶段（2025.08-09）完成12类高频行政流程标准化建模，重点打通SAP HR模块与钉钉组织架构，实现员工信息自动同步；第二阶段（2025.10-11）部署智能知识库与RPA机器人，将制度查询、政策解读、表单填写指引等73%的咨询类需求转为自助服务；第三阶段（2025.12-2026.01）构建行政服务仪表盘，实时监控各基地服务时效、成本分布、资源占用率等19项指标。截至2026年1月底，该项目已覆盖全部3个海外及8个国内基地，累计配置流程节点412个，上线自动化场景27个。最显著的成效体现在跨国差旅管理上：匈牙利基地员工申请赴华商务签证，系统自动匹配最新使馆要求、生成双语材料清单、对接本地翻译服务商并预留面签时段，全流程耗时从平均11.2天压缩至3.4天，材料一次性通过率达94.3%。该企业行政负责人在2026年2月向董事会汇报时指出：“这套系统不是替代人，而是让每个行政人员都能在正确的时间，用正确的数据，做出正确的决策。”
⚙️ 为什么零代码平台成为行政OA落地的关键加速器？
行政场景具有高度碎片化、强地域性、快迭代特征，传统OA系统常陷入“上线即落后”困境。某装备制造企业曾耗资280万元采购某国际品牌OA，但因流程变更需厂商排期开发，平均响应周期达42天，导致2024年有7次重大组织调整未能及时同步行政策略。而搭贝零代码平台提供的可视化配置能力，使行政管理者可自主完成85%以上的流程调整。以会议室管理规则更新为例，当企业新增“涉密项目专用会议室”类别时，行政专员仅需在平台拖拽新增审批节点、设置权限范围、关联门禁白名单，整个过程耗时18分钟，且实时生效。平台内置的217个行政领域组件（含电子签章、OCR识别、多语言翻译等），避免了重复采购第三方服务。更重要的是，其开放API能力已与该企业现有ERP、MES、HR系统完成深度集成，行政数据不再孤立存在。2026年1月平台健康度报告显示，该企业行政OA系统平均月活用户达98.7%，流程异常率稳定在0.12%以下，远低于行业平均水平（0.89%）。这印证了一个趋势：行政数字化的竞争焦点，正从“系统功能丰富度”转向“业务适配敏捷度”。
🚀 下一步：从行政OA到组织运营智能体
站在2026年时间节点观察，领先企业的行政OA建设已超越流程线上化阶段，进入智能决策支持新周期。某半导体设计公司正在测试的“行政资源预测模型”，基于历史三年127万条工单数据，结合产线排程、天气指数、节假日安排等19维变量，可提前72小时预测各区域打印纸消耗峰值、会议室使用热力图、IT故障高发时段。该模型已在苏州园区试运行，使耗材采购计划准确率提升至91.4%，会议室临时加场次数下降63%。这种演进背后，是行政数据资产价值的真正释放。搭贝平台近期发布的2026版行政智能套件，新增了自然语言流程编排（NLBP）、跨系统数据血缘追踪、合规风险实时扫描等功能，使行政管理者能用日常语言描述业务需求，系统自动生成执行逻辑。正如一位资深行政信息化顾问所言：“未来三年，行政部门的核心KPI将不再是‘处理了多少单据’，而是‘规避了多少潜在风险’‘释放了多少组织势能’‘沉淀了多少可复用的运营资产’。”对于正寻求突破的组织而言，现在正是启动行政数字化跃迁的关键窗口期——OA系统免费试用通道已全面开放，建议优先配置会议室管理、差旅管控、印章使用三大高价值场景，两周内即可看到初步成效。
