在建筑工程管理领域，项目延期、成本超支、沟通断层几乎是每个项目经理都头疼的日常。尤其对于年均承接15-20个中小型项目的中型施工企业而言，传统依赖Excel表格和微信群传递信息的方式早已不堪重负。某华东地区具备二级施工资质的民营建筑公司——宏建工程（员工规模约380人，年合同额约6.2亿元），在过去三年中连续遭遇两个项目因资料滞后导致验收延误，累计罚款超过470万元。更严重的是，现场与总部之间信息不同步，造成材料重复采购、人工窝工现象频发，实际利润率被压缩至不足4.3%。这类问题并非孤例，而是行业中普遍存在的“隐性损耗”。
一、痛点倒逼变革：为什么传统管理模式走到了尽头？
很多企业仍停留在“纸质台账+会议纪要+微信汇报”的原始阶段。比如每周的安全巡检记录，需要安全员手写填写后拍照上传群聊，再由资料员手动录入归档。这一过程平均耗时3.2小时/次，且极易出现漏填、错填。一旦发生安全事故追溯，往往因证据链不完整而陷入被动。更不用说进度计划靠PPT更新，变更签证靠口头确认，这些低效操作正在悄悄吞噬企业的利润空间。
另一个典型问题是跨部门协作壁垒。技术部出的图纸变更未能及时同步给预算和施工班组，导致按旧图施工后返工。据中国建筑业协会2024年发布的《施工企业管理效能白皮书》显示，此类沟通失误引发的直接经济损失占项目总成本的2.1%-3.7%。而对于利润率本就微薄的行业来说，这几乎等同于吃掉了全部净利润。
二、实操落地：宏建工程的数字化转型四步法
面对困境，宏建工程决定引入系统化工具重构管理流程。他们没有选择动辄数百万元的定制开发方案，而是基于搭贝低代码平台搭建了一套轻量级但高度贴合业务的项目管理系统。整个实施周期仅用时6周，投入成本控制在18万元以内，远低于行业平均水平。以下是他们落地的核心步骤：
-
📋 梳理核心业务流并绘制数据模型：项目组联合IT与工程管理部，用两周时间梳理出12项高频业务场景，包括进度报审、材料进场验收、隐蔽工程记录、质量安全巡检、分包结算等。随后在搭贝平台上建立对应的数据表单模板，并设置字段逻辑关系。例如，“材料进场单”自动关联“采购合同编号”，确保每一笔支出都有据可查。
-
🔧 配置移动端应用实现现场即时填报：利用搭贝的可视化表单设计器，将原本纸质的《安全检查表》转化为手机端可操作的应用模块。现场人员只需打开APP，勾选隐患类型、拍摄照片、选择责任人并设定整改时限，系统自动生成待办任务推送给相关人员。此步骤将巡检闭环时间从平均4.6天缩短至1.2天。
-
✅ 打通审批流与预警机制：通过搭贝的工作流引擎，设定多级审批规则。例如单项变更金额超过5万元时，系统强制要求上传业主签认扫描件，并触发财务与法务双线审核。同时配置超期提醒功能，当某项工序进度滞后超3天，自动向项目经理及公司管理层发送预警通知，避免问题积压。
-
📊 构建可视化驾驶舱辅助决策：在平台后台集成BI看板组件，实时展示各项目的关键指标：当前进度偏差率、累计签证金额占比、安全事件趋势图、材料消耗对比曲线等。管理层无需翻阅报表，即可掌握全局动态，做出快速响应。
三、真实案例还原：一个住宅项目的全过程管理实践
以宏建工程承建的“绿城雅居”二期项目为例（建筑面积5.8万平方米，共12栋高层住宅，合同工期780天）。该项目首次全面启用新系统进行管理。开工初期，项目部即在搭贝平台创建专属项目空间，导入BIM模型链接、施工组织设计文件、总进度计划甘特图。
每周的监理例会前，各专业工程师需提前在系统中提交本周完成量、下周计划及需协调事项。所有内容结构化呈现，杜绝了以往“你说你的、我说我的”混乱局面。一次土建与安装单位因预留洞口位置冲突，双方在现场争执不下。项目经理调出系统中的最新版图纸标注记录，发现是安装单位未及时更新变更通知。系统留痕成为调解依据，争议当场化解。
值得一提的是，该系统还支持离线模式。在地下室无信号区域，工人仍可用手机填写钢筋绑扎验收单，待回到有网环境后自动同步。这种细节设计极大提升了基层使用意愿，真正实现了“全员在线”。
四、常见问题及应对策略
在推行过程中，宏建工程也遇到两类典型阻力，值得同行借鉴：
问题一：老员工抵触新工具，习惯纸质操作
部分资深施工员对智能手机操作不熟练，担心电子记录不如纸质可靠。为此，公司采取“三步走”策略：一是组织为期三天的集中培训，由年轻工程师担任“数字辅导员”一对一指导；二是在初期允许双轨运行，纸质与电子记录并行一个月作为过渡；三是设立“数字化先锋奖”，每月评选使用频率最高、数据最完整的前五名员工给予现金奖励。三个月后，一线人员使用率达到92%以上。
问题二：系统与其他软件无法对接，形成新的信息孤岛
原有OA系统用于行政事务审批，新系统专注工程项目管理，若两套并行反而增加负担。解决方案是利用搭贝提供的API接口能力，将两个系统的关键节点打通。例如项目立项审批完成后，相关信息自动同步至工程项目库，避免重复录入。此外，通过标准Excel模板导入导出功能，实现与外部审计系统的数据交换，满足合规要求。
五、效果验证：用数据说话的管理升级
经过一年的实际运行，“绿城雅居”项目最终实现提前18天竣工，质量一次验收合格率达100%，安全零事故。更重要的是，管理效率提升带来了可观的经济效益：
| 指标项 | 改革前均值 | 改革后实测 | 提升幅度 |
|---|---|---|---|
| 月度进度偏差率 | ±7.3% | ±2.1% | ↓71.2% |
| 签证处理周期 | 14.6天 | 5.3天 | ↓63.7% |
| 材料浪费率 | 4.8% | 2.3% | ↓52.1% |
| 管理人员日均事务处理时长 | 3.8小时 | 1.4小时 | ↓63.2% |
这些数据背后，是实实在在的成本节约与风险规避。据财务测算，该项目综合管理成本下降约210万元，相当于合同额的1.4%。考虑到宏建工程年均6亿产值，若全面推广，每年可释放超800万元的潜在收益。
六、扩展思考：未来还能做什么？
当前系统已初步实现“业务在线化”，下一步目标是迈向“智能预判”。宏建工程正尝试在搭贝平台上接入AI分析模块，通过对历史项目数据的学习，预测关键节点可能延误的风险概率。例如根据天气预报、劳动力调配情况、供应商交货周期等因素，动态调整施工计划建议。
另一个探索方向是与劳务实名制系统联动。目前全国多地已强制要求农民工工资专户发放，系统可通过对接人社平台接口，自动核验考勤数据与工资发放记录，既保障工人权益，也帮助企业规避法律风险。
💡 实操小贴士：企业在启动数字化改造时，切忌追求“大而全”。应优先选择高频、高损、高痛的场景切入，如进度管控、质量安全、签证变更等，快速见效才能赢得内部支持。搭贝这类低代码平台的优势就在于“小步快跑”，可根据反馈持续迭代优化。
七、门槛评估与工具推荐
并非所有企业都需要立即投入重金建设数字中台。对于中小型企业而言，以下三个维度可用于评估自身是否适合启动类似改造：
- 团队基础：至少有一名懂业务又懂基本信息化操作的复合型人才牵头，或外聘顾问短期支持；
- 数据准备：已有相对规范的台账体系，哪怕仍是Excel格式，也能作为迁移基础；
- 管理层决心：一把手必须亲自推动，将其视为战略级事项而非IT部门的技术任务。
推荐工具方面，除搭贝低代码平台外，还可结合使用：
• 腾讯文档/飞书多维表：用于轻量级协作与数据收集；
• 钉钉宜搭：适合已有阿里生态基础的企业；
• 广联达斑马系统：专注进度计划与BIM协同；
• 自研小程序+云数据库：适用于有开发能力的大型集团。
八、结语：管理升级没有终点
建筑工程管理的本质，是对人、机、料、法、环五大要素的高效统筹。数字化不是目的，而是手段。真正的竞争力来自于能否将工具与制度、文化深度融合。宏建工程的经验表明，即使是一家区域性中型企业，只要找准切入点，也能用合理成本实现管理跃迁。在这个行业利润率持续承压的时代，每一分效率的提升，都是生存空间的拓展。
