在一线城市的商业街区，每天都有新的茶饮品牌开店，也有老品牌悄然闭店。李然经营着一个区域性的连锁茶饮品牌，在全国拥有37家直营门店。过去两年，他明显感觉到管理越来越吃力——店长报数据延迟、库存盘点误差频发、员工排班冲突不断。最严重的一次，因原料缺货导致连续三天无法制作主打产品，单店日均损失超过8000元。这并非个例，而是当下中小连锁门店普遍面临的运营困局：人管人效率低、信息传递断层、决策缺乏数据支撑。
一、传统管理模式的三大痛点
许多门店仍在依赖Excel表格记录销售、用微信沟通任务、靠经验判断补货量。这种方式在门店数量少时尚可维持，但一旦扩张至10家以上，问题就会集中爆发。
首先是信息滞后性。例如，某门店晚间发现珍珠库存不足，通常要等到第二天早上才上报区域主管，再由采购统一处理，往往第三天才能到货。而这期间，顾客点单失败率上升，直接影响复购意愿。
其次是执行偏差大。总部下发的新品操作流程，不同门店的理解和落地程度参差不齐。有的店长自行简化步骤，导致出品不稳定；有的员工未接受培训就上岗，造成客户投诉增加。
最后是人力成本攀升。为应对日益复杂的运营管理，企业不得不增设督导、文员等岗位，形成“越管越臃肿”的恶性循环。一位拥有20家门店的烘焙连锁负责人曾坦言：“我们每个月光是整理各店报表就要花掉两个全职员工的时间。”
二、实操转型：搭贝低代码平台助力茶饮连锁升级
面对上述挑战，李然决定尝试引入数字化工具进行系统性改造。经过对比多家SaaS服务商，最终选择使用搭贝低代码平台搭建专属的门店管理系统。该平台允许非技术人员通过拖拽组件快速构建应用，无需编写代码即可实现业务流程自动化。
项目启动时间为2025年3月，历时6周完成核心模块部署，覆盖销售管理、库存预警、员工考勤、任务派发四大功能。整个实施过程由总部运营经理牵头，门店店长参与测试反馈，确保系统贴合实际工作场景。
1. 销售数据实时同步
以往各门店需在每日营业结束后手动填写销售额并发送至微信群，存在漏报、错报现象。现在通过搭贝平台对接POS系统，每笔交易自动上传至云端数据库。
- ✅ 配置POS接口：在搭贝后台添加API连接，设置定时抓取频率为每15分钟一次；
- ✅ 建立销售看板：使用可视化图表组件生成日/周/月趋势图，支持按城市、门店筛选；
- ✅ 设定异常提醒：当单店日销同比下降超20%时，自动推送消息至区域负责人手机端。
这一改动使得管理层能在次日上午9点前获取完整前一日经营数据，比原来提速至少12小时，为及时调整营销策略争取了宝贵时间。
2. 智能库存预警机制
原材料短缺或积压是门店常见问题。传统做法是每周固定时间盘点，但难以应对突发销量波动。新系统通过历史消耗数据+当前库存余量，动态计算安全库存线。
- 🔧 录入基础参数：包括每款饮品所需原料用量、供应商交货周期、最小订货单位；
- 🔧 启用预测模型：系统根据过去四周同类日期（如周五晚高峰）的平均销量预估未来三天需求；
- 🔧 触发采购建议：当某原料预计可用天数≤2天时，自动生成采购清单并通知采购专员。
以“黑糖珍珠”为例，系统上线后缺货次数从每月平均3.2次降至0.4次，同时库存周转率提升了37%。
3. 标准化任务执行闭环
新品上市、设备维护、卫生检查等临时任务常因传达不清而执行不到位。现通过搭贝的任务中心模块，实现从发布→接收→执行→反馈的全流程追踪。
- 📝 创建任务模板：如“新品试饮活动”，包含物料准备、员工培训、客户邀请三个子任务；
- 📝 批量派发门店：选择目标门店组（如华东区全部门店），设定截止时间；
- 📝 上传执行凭证：店长需拍照上传现场照片、培训签到表等证明材料才算完成。
任务完成率从原来的61%提升至93%，且所有记录可长期留存，便于后续审计与复盘。
三、真实案例还原：37家茶饮门店的转型之路
企业类型：连锁现制茶饮品牌
门店规模：37家直营门店（分布于长三角地区）
员工总数：约220人（含店员、店长、区域主管）
系统上线时间：2025年4月中旬
主要目标：提升运营效率、降低人为失误、增强总部管控力
实施初期遇到的最大阻力来自一线店长。部分人认为“多此一举”，担心增加额外工作负担。为此，运营团队采取“试点先行”策略，先在5家门店试运行一个月，收集改进建议后再全面推广。
优化措施包括：
• 简化移动端操作界面，按钮更大更易点击；
• 增加语音输入功能，方便边操作边记录；
• 设置“快捷入口”，常用功能一键直达。
此外，将系统使用情况纳入店长绩效考核指标之一，完成率高的门店给予季度奖金激励，有效提升了配合度。
四、常见问题及解决方案
问题一：员工抵触新系统，学习成本高
这是数字化转型中最常见的障碍。尤其对于年龄偏大或技术接受度较低的员工，容易产生畏难情绪。
解决方法：
- ✅ 制作图文版操作手册，用手机截图标注每一步操作位置；
- ✅ 安排“一对一帮扶”，由已掌握系统的同事现场指导；
- ✅ 开展“通关打卡”活动，完成培训任务可领取小礼品。
操作门槛：低（无需电脑基础）
所需工具：搭贝平台内置培训模块、企业微信群
预期效果：一周内80%员工可独立操作系统
问题二：系统与其他软件不兼容
部分门店使用的收银系统较老旧，无法直接对接API，导致数据仍需手动导入。
解决方法：
- 🔧 提供Excel模板下载，支持批量导入销售与库存数据；
- 🔧 启用OCR识别功能，扫描纸质单据自动转为电子记录；
- 🔧 协调IT供应商逐步替换旧设备，制定三年更新计划。
操作门槛：中等（需专人负责数据导入）
所需工具：搭贝数据导入模块、扫描仪或高拍仪
预期效果：过渡期内数据准确率可达95%以上
五、效果验证维度：关键指标改善显著
为科学评估系统成效，设定了以下三个核心验证维度：
| 指标名称 | 上线前均值 | 上线后均值（2025年Q3） | 提升幅度 |
|---|---|---|---|
| 日销售数据上报及时率 | 68% | 98% | +30% |
| 原料缺货发生频次（单店/月） | 3.2次 | 0.4次 | -87.5% |
| 总部任务平均完成周期 | 3.5天 | 1.2天 | -65.7% |
| 店长日常事务处理耗时（小时/周） | 11.6小时 | 6.3小时 | -45.7% |
数据显示，系统上线半年后，整体运营效率明显提升。节省下来的人力时间被重新分配至客户服务与门店优化工作中，间接带动了顾客满意度增长。
六、扩展应用场景：不止于茶饮行业
虽然本案例聚焦茶饮业态，但该套解决方案同样适用于其他高频消费场景：
烘焙门店：可通过系统监控面粉、奶油等易变质原料的保质期，临近过期自动提醒促销；
美容美发连锁：预约排程与员工技能匹配联动，避免客户等待时间过长；
社区便利店：结合天气数据预测热饮销量，提前备货应对降温天气。
这些场景虽业务形态不同，但底层逻辑一致——都需要解决信息同步慢、执行标准不一、资源调配不合理三大共性问题。
七、未来展望：向智能化门店迈进
随着AI技术的发展，未来的门店管理系统将进一步融合智能预测与自动决策能力。例如：
- 基于客流摄像头数据，自动调节空调温度与背景音乐音量；
- 分析社交媒体评论，识别潜在投诉风险并提前干预；
- 结合外卖平台销量，动态调整店内原料配比与人员排班。
而搭贝这类低代码平台的优势在于，能够快速响应新需求，无需重建系统即可叠加新功能模块，极大降低了技术迭代成本。
对于中小连锁品牌而言，不必追求一步到位的“完美系统”，更重要的是找到一个可生长、易维护、低成本的数字化起点。正如李然所说：“我们不是科技公司，但我们必须学会用科技让自己活得更好。”
