每天打烊前最怕看到库存报表：明明卖了80杯珍珠奶茶，系统却显示原料只消耗了65份。杭州某连锁茶饮品牌区域主管李薇去年就因此被总部审计连发三封预警函——不是她贪污，而是门店日清流程形同虚设。
场景：跨班次交接总出错的茶饮小店
在大多数拥有两班制以上的现制饮品门店中，晚班员工常面临‘前任没清点、自己凭感觉’的窘境。某华东地区拥有17家直营店的‘果涧’茶饮品牌调研发现，其单店月均因交接误差导致的原料浪费达1200元，相当于多雇半个兼职员工的成本。
问题根源不在人懒，而在于传统纸质盘点表存在三大硬伤：信息滞留（无法实时同步）、责任模糊（签字人难追溯）、计算低效（手工加减易出错）。更致命的是，当加盟商与总部数据不同步时，供应链决策就会跑偏。
问题一：人工记录像猜谜游戏
一位从业8年的店长坦言：‘我们以前用五色笔填表，早班蓝、中班绿、晚班红，最后一页像抽象画。’这种模式下，损耗归因几乎不可能精准。比如奶盖用剩半桶，是写0.5还是估算为0.6？每个人标准不同。
💡行业冷知识：据中国饮品研究院2024年报告，超过63%的中小茶饮品牌仍将“目测剩余量”作为主要盘点方式，这直接导致年度原料成本虚高8%-15%。
问题二：系统太重用不起来
有老板花3万买ERP，结果发现要培训三天才能上手，店员宁愿拍照发群也不愿登录。这类系统通常设计给财务而非一线操作者，动辄十几个字段填写，连“打烊时间”都要选日期+时间戳组合。
🚫常见误区澄清：数字化≠复杂化。很多管理者误以为功能越多越专业，实则适得其反。真正高效的工具应像扫码枪一样即扫即走，而不是让员工变成数据录入员。
方案：用搭贝低代码平台搭建轻量级日清系统
针对上述痛点，‘果涧’团队联合运营顾问在搭贝低代码平台上开发了一套专用于饮品店闭店流程的微型应用。整个过程耗时仅4.5小时，由区域IT支持人员独立完成，无需外部开发资源。
该系统的本质是一个结构化表单+自动化通知流，核心逻辑是“拍→填→审→存”，将原本30分钟的手工流程压缩至9分钟内完成。
- 📸 打开搭贝APP进入‘夜班清点’模块：界面仅展示当日需盘点的TOP10高频原料（如珍珠、红茶基底、奶油等），其余隐藏以减少干扰。每个条目附带标准容量图示（如‘满桶=5L’）。
- 📝 拍摄实物并手动输入剩余量：支持语音输入（说“珍珠剩三点二公斤”自动转文字），也可滑动条选择0.1kg精度。系统自动关联昨日结余与今日销量，生成理论剩余值作对比参考。
- ✅ 提交后触发双线审核机制：店长端即时收到待办提醒；若偏差率＞15%，则自动抄送区域主管邮箱并标记红色预警。所有操作留痕，可回溯到具体设备IP和账号。
- 🔧 生成可视化日报推送至企业微信：包含趋势图（连续7天损耗变化）、异常项清单、建议采购量（基于预测模型）。店长可在手机端一键转发给加盟商。
值得一提的是，这套系统并非一次性成品。上线首周收集了12条反馈，例如“希望增加快速复用昨数值”功能，两周内在搭贝后台通过拖拽组件完成迭代，体现了低代码的核心优势——业务人员也能做产品经理。
扩展元素：典型操作界面示意（模拟）
📅 日期：2025-12-25
🏪 门店：果涧·西湖银泰店
| 原料名称 | 理论剩余(kg) | 实际剩余(kg) | 偏差率 |
|---|---|---|---|
| 黑糖珍珠 | 2.1 | 1.7 | 19.0% |
| 茉莉绿茶基底 | 3.8 | 3.7 | 2.6% |
| 海盐奶油 | 1.5 | 1.6 | -6.7% |
📤 提交状态：已发送至店长 & 区域主管
🔔 下一步：黑糖珍珠偏差超标，请于明早10点前提交说明
💡行业冷知识：根据2025年中国零售技术白皮书，使用低代码工具构建业务流程的企业，其需求响应速度平均比传统开发快6.8倍，且维护成本降低72%。
验证：三个月跑出真实效益
自2025年10月起，‘果涧’在全部17家门店推行该方案。初期有3家店因员工年龄偏大产生抵触，后采用“老带新积分制”化解——每教会一名同事使用系统，奖励20元咖啡券。
📊 效果验证维度之一：原料损耗率下降曲线
• 上线前月均损耗率：13.7%
• 第一个月：9.2%
• 第三个月稳定在：6.1%
👉 相当于单店每月节省约2180元原料支出
另一个隐形收益是管理透明度提升。过去区域主管每月巡店2次，现在可通过系统每日查看各店健康度评分。某加盟店曾连续5天报“奶油使用正常”，但实际理论与实际差距始终在14%边缘徘徊，经视频抽查发现系员工私自调杯配比所致，及时纠正避免更大损失。
可复制的操作门槛说明
这套方案的成功并不依赖高投入或顶尖人才：
- 硬件要求：智能手机（安卓/iOS均可）、店内WiFi覆盖
- 软件工具：搭贝低代码平台（基础版免费，高级功能按门店数收费，17家店年费约4800元）
- 人力投入：首次搭建约4小时，后续每次迭代约30分钟
- 预期效果：通常情况下，45天内可实现损耗率下降4-7个百分点
当然，并非所有场景都适用。对于日均营业额低于1500元的小型夫妻店，可能仍以人工为主更经济。但在连锁化、标准化诉求强烈的现制饮品赛道，此类轻量化数字工具正成为标配。
总结：从“凭经验”到“看数据”的跃迁
今天的门店管理早已不是打扫卫生、排班考勤那么简单。当一杯奶茶的毛利空间被压缩到不足3元时，省下一勺糖、少倒半升茶，都是实实在在的利润。
更重要的是，这样的改变不需要等待总部拨款或聘请CTO。一个懂业务的一线主管，借助像搭贝这样的低代码平台，就能亲手打造出贴合自身需求的管理利器。未来三年，谁能更快地把操作经验转化为数字资产，谁就掌握了门店进化的主动权。
